Funkce Deník slouží k digitální evidenci událostí a plně nahrazuje fyzickou provozní knihu na objektu.

Systém umožňuje:

• Zaznamenávat veškeré incidenty, mimořádné události, pravidelná hlášení nebo servisní úkony.
• Propojovat související události, a tím zajistit přehlednou kontinuitu v průběhu jejich řešení.
• Efektivně spravovat celý proces vyřízení jednotlivých událostí.

Možnost propojení s dalšími funkcemi:

1. Formuláře
2. Upozornění

Bližší informace k uvedeným funkcím jsou zmíněny dále v návodu.

K Deníku lze přistupovat a spravovat jej prostřednictvím:

• Webové aplikace (na počítači): Kompletní správa, zakládání typů událostí, editace vazeb, filtrování a uzavírání incidentů.

Omezení v mobilní aplikaci TOUCHGUARD: V mobilní aplikaci není přímá správa deníku (prohlížení historie nebo uzavírání událostí) dostupná. I přes to mohou pracovníci v terénu jejím prostřednictvím odesílat do Deníku odesílat důležitá data, a to vyplněním určených formulářů.

Jak propojit mobilní aplikaci s  Deníkem:

1. Pracovník v terénu vyplní na mobilním zařízení příslušný Formulář (např. Záznam o škodě).
2. Tento formulář uloží, a tím jej odešle do systému.
3. Administrátor ve webovém rozhraní může tento vyplněný formulář během 24 hodin jednoduše připojit jako přílohu k jakékoliv události vytvořené v Deníku.

1. NASTAVENÍ SYSTÉMU PRO PRÁCI S DENÍKEM

Než začnete funkci Deník aktivně používat, je nezbytné:

• Nadefinovat typy deníkových záznamů (1.1), které se budou na vašem objektu evidovat.
• Nastavit oprávnění jednotlivým uživatelům (1.2).
  

1.1 Vytvoření typů deníkových záznamů

Typy událostí slouží ke kategorizaci záznamů (např. Technická závada, Pravidelná kontrola apod.). Díky správnému nastavení můžete později v deníku efektivně filtrovat a vyhodnocovat data.

Postup nastavení:

1. V pravém horním rohu klikněte na ikonu ozubených kol (Nastavení lokality).
2. Klikněte na záložku Deník.
3. V této sekci vidíte seznam aktuálních typů záznamů:
   • Můžete upravit názvy již existujících vzorových záznamů kliknutím do textového pole nebo si kliknutím na ikonu vytvořit nový vlastní typ události. Po dokončení stiskněte tlačítko Uložit.
   • Typy událostí jsou zcela libovolné a lze je tak přizpůsobit specifickým potřebám objektu.

1.2 Nastavení oprávnění uživatelů pro práci s Deníkem

Pro práci s Deníkem je nezbytné, aby měl uživatel v aplikaci povolený přístup na web a přidělená odpovídající přístupová práva. Tím zajistíte, že uživatel uvidí pouze ty funkce, které ke své práci skutečně potřebuje.

Postup nastavení možnosti přístupu na web:

1. V hlavním menu (v levé části obrazovky) přejděte do sekce Uživatelé - Uživatelé.
2. U vybraného uživatele klikněte na tlačítko editace .
3. Zvolte záložku Přístupové údaje.
4. Zaškrtněte možnost Může přistupovat na web.
5. Do textového pole vyplňte e-mail uživatele.
6. Zadejte nové heslo uživatele.
7. Změny potvrďte svým vlastním administrátorským heslem.

Postup nastavení přístupových práv pro jednotlivce:

1. V hlavním menu přejděte do sekce Uživatelé - Uživatelé.
2. U vybraného uživatele klikněte na tlačítko editace .
3. Zvolte záložku Přístupová práva.
4. Posunem dolů najděte sekci Deník.
5. Zaškrtnutím jednotlivých políček nadefinujte uživateli jeho oprávnění v rámci práce s funkcí Deník.

Ostatní (nezaškrtnutá) oprávnění by měl mít pouze správce aplikace.

V případě zájmu o nastavení práv pro skupinu uživatelů se podívejte do samostatného návoduUživatelé. VYTVOŘIT ODKAZ

2. VYTVOŘENÍ NOVÉ UDÁLOSTI V DENÍKU

1. Otevření funkce: V základním menu na levé straně obrazovky vyberte funkci Deník.
2. Vytvoření události: Klikněte na tlačítko přidat novou událost.
3. Typ: Z rozbalovací nabídky vyberte typ události (zde se zobrazí vámi nadefinované kategorie z kroku 1.1).
4. Popis: Do textového pole popište událost. Doporučujeme uvést všechny důležité okolnosti.
5. Incident: V případě, že událost vyhodnotíte jako závažnou, můžete zaškrtnout pole Incident. Usnadní to pozdější filtrování kritických stavů.
6. Odkaz na událost: Událost můžete propojit s předchozím záznamem o události (např. nahlášení poruchy -> příjezd opraváře), propojíte je zde pro zachování kontinuity.
7. Formuláře: Pokud byl v posledních 24 hodinách na mobilním terminálu vyplněn související formulář, můžete jej k této události nyní připojit (např. můžete mít vytvořený Incident formulář pro případ mimořádných situací, který k události připojíte).
8. Uložení: Proces dokončete kliknutím na tlačítko Vytvořit.

3. EDITACE A HISTORIE UDÁLOSTI

Ve funkci Deník platí pravidlo neměnnosti historie. To znamená, že již vytvořené a uložené záznamy nelze zpětně upravovat ani mazat. Tím je zajištěna průkaznost provozní knihy.

Jak postupovat u složitějších událostí?

Pokud má událost více kroků nebo vyžaduje doplňující záznamy, neupravuje se původní událost, ale vytvoří se událost nová, která se s tou původní propojí.

Postup propojování:

1. Vytvořte novou událost (viz kapitola 2).
2. V okně Odkaz na událost vyberte původní událost, na kterou chcete navázat (viz příklad).

Příklad:

• Záznam č. 1: Vytvořili jste událost s názvem "Porucha bojleru - budova A".
• Záznam č. 2: Chcete zaznamenat příjezd technika. Vytvoříte novou událost s popisem "Instalatér zahájil opravu" a v poli Odkaz na událost ji propojíte se záznamem č. 1.

Tímto způsobem vznikne v přehledu logický řetězec souvisejících událostí, který mapuje celý průběh řešení situace.

ZDE VLOŽIT VIDEO - Editace události s bublinami

4. DOKONČENÍ UDÁLOSTI

Ve chvíli, kdy dojde k vyřešení nahlášené události, je nutné v událost TG formálně uzavřít. Tím se její status změní z „Nevyřízené“ na „Dokončené“.

Postup při ukončení události:

1. Výběr události: V přehledu deníku vyhledejte událost, kterou chcete ukončit, a klikněte na tlačítko pro editaci .
2. Ukončení události: Ve spodní části obrazovky zvolte tlačítko „Dokončit“.
3. Závěrečná zpráva: Do zobrazeného okna s popisem napište, jakým způsobem byla událost vyřešena.
4. Potvrzení: Klikněte na tlačítko Dokončit.
   • Status „Dokončený“ získají automaticky všechny propojené (související) události v daném řetězci.
   • 
5. Zrušení události: V případě, že se jednalo o planý poplach nebo se zadaná událost nepotvrdila, zvolte tlačítko Škrtnout.

5. FILTRY UDÁLOSTÍ

Pro efektivní práci s velkým množstvím záznamů nabízí modul Deník pokročilé nástroje pro filtrování. Můžete si tak nechat zobrazit například jen aktuálně řešené problémy nebo události konkrétního pracovníka.

Dostupné parametry filtrování:

• Dle typu události: Filtrování podle vámi nadefinovaných kategorií (např. zobrazení pouze Mimořádné události).
• Dle uživatele: Vyhledání záznamů, se kterými pracoval konkrétní uživatel (autor záznamu nebo řešitel).
• Dle stavu: Umožňuje zobrazit pouze nevyřízené, dokončené nebo škrtnuté události. (Ideální pro rychlý přehled aktuálních úkolů).
• Časové období: Omezení výpisu na události vzniklé v konkrétním termínu od – do.
• Dle příznaku Incident: Umožňuje rychle vyfiltrovat pouze záznamy, které byly označeny jako incident, nebo naopak běžné provozní zápisy.

Po nadefinování možností filtru klikněte na tlačítko „Použít“.

Kombinací filtrů (např. stav: Nevyřízené + Typ: Incident) získáte okamžitý přehled o nejkritičtějších situacích, které vyžadují vaši pozornost.

6 REPORTY HISTORIE DENÍKOVÝCH ZÁZNAMŮ

6.1 Záznamy

Historii všech deníkových záznamů naleznete v hlavním menu v sekci Záznam. Tato sekce nabízí kompletní přehled aktivit v aplikaci TOUCHGUARD. Pro zobrazení konkrétních událostí použijte
Filtr . Kliknutím na řádek vybraného záznamu zobrazíte jeho podrobné informace. V dolní části obrazovky jsou k dispozici tlačítka pro export přehledu do formátů PDF a CSV.

7. NOTIFIKACE

Funkci Deník lze v rámci aplikace propojit s další nabízenou funkcí, která rozšiřuje možnosti kontroly a informovanosti:

• Upozornění: Díky tomuto nastavení vás systém informuje o vybraných událostech (např. e-mailem nebo v sekci Přehled). Mezi nejčastěji využívané scénáře patří:
  • Událost: Systém vás upozorní, pokud dojde k vytvoření nové události v deníku.
  • Uzavření: Obdržíte zprávu ve chvíli, kdy pracovník uzavře existující událost.  

Podrobné informace o možnostech nastavení naleznete v samostatném návodu Upozornění. VYTVOŘIT ODKAZ

8. ZÁVĚREČNÁ DOPORUČENÍ

Po kompletním nastavení všech parametrů uložte provedené změny tlačítkem Uložit.

8.1 Synchronizace mobilního terminálu

Veškeré změny v systému se v mobilní aplikaci projeví až po nejbližší synchronizaci. Mobilní terminály doporučujeme synchronizovat pravidelně, aby byla data v aplikaci vždy aktuální.

Synchronizace standardně proběhne v momentě, kdy se uživatel na mobilním terminálu z aplikace odhlásí tlačítkem  Odhlásit a následně se znovu přihlásí. Pokud by se provedené změny v aplikaci přesto neprojevily, musí uživatel použít následující postup:

1. Odhlásit se z aplikace TG (pokud je aktuálně přihlášen).
2. V pravém horním rohu kliknout na ikonu tří teček.
3. Vybrat možnost „Obnovit“.
4. Po dokončení obnovy se znovu přihlásit do aplikace.

8.2 Aktualizace verze aplikace

Dále doporučujeme pravidelně kontrolovat verzi aplikace na mobilních terminálech. Pokud není verze aktuální, je pro správné fungování systému nezbytné provést aktualizaci.

Poznámka k režimu Knox: Tato aktualizace se netýká zařízení pracujících v režimu Knox, kde správa aplikace probíhá centrálně.

Podrobnější informace k postupu aktualizace naleznete v samostatném návodu Mobilní terminály. VYTVOŘIT ODKAZ