Digitální záznam místo papíru
Nahraďte papírové formuláře a využijte výhody digitální technologie.
Vyplnění přímo v provozu
Digitální záznam z terénu, automatická archivace.
Méně přepisování a chyb
Žádné přepisování, eliminace chyb díky předvoleným možnostem vyplňování.
Data ihned k dispozici
Online, data jsou dostupná okamžitě kdekoliv, kde je připojení k internetu.
Co jsou digitální formuláře
Digitální formuláře jsou elektronickou náhradou papírových formulářů pro evidenci, kontrolu a potvrzení důležitých úkonů. Lze je vyplňovat přímo v mobilu nebo tabletu, takže data vznikají rovnou v digitální podobě, odpadá ruční přepisování, zrychluje se zpracování záznamů a snižuje se riziko chyb, které běžně vznikají při převodu informací z papíru do systému.
Jak to funguje
1. Vytvoříte šablonu formuláře
Administrátor připraví formulář podle konkrétního provozu, kontroly nebo pracovního postupu.
2. Pracovník formulář vyplní v mobilu
Vyplnění probíhá přímo v mobilním terminálu nebo tabletu, včetně podpisu, příloh a povinných polí.
3. Data se uloží elektronicky
Vyplněný formulář se odešle na server, kde je připravený pro dohledání, kontrolu i další práci.
4. Navážete exporty, reporty a notifikace
Formuláře lze zobrazovat, exportovat a podle potřeby i automaticky rozesílat nebo využít v dalších procesech.
Vyšší důvěryhodnost záznamu a lepší auditní stopa
Pokud firma stále pracuje s papírovými formuláři, často řeší stejný problém: záznam sice existuje, ale jeho dohledání, kontrola a další zpracování stojí zbytečný čas. Digitální formuláře TOUCHGUARD pomáhají převést tento proces do elektronické podoby, která je přehlednější a lépe připravená pro každodenní provoz.
Výsledkem není jen méně papíru, ale také menší prostor pro nepřesnosti, roztříštěnou evidenci a následné přepisování. V případě potřeby lze pracovat i s lokalizačními údaji, pokud firma využívá GPS.
Jedno řešení pro desítky typů formulářů
- TOUCHGUARD není jeden pevně daný formulář. Administrátor může vytvářet vlastní šablony podle konkrétního provozu, pracovní pozice, typu kontroly nebo interního postupu.
- Formuláře mohou obsahovat textová a číselná pole, výběr z možností, checkboxy, datum, podpis, přílohy, fotodokumentaci i opakovatelné skupiny prvků.
- Úpravy formulářů je možné provádět ve webovém rozhraní a synchronizovat je do mobilních telefonů a tabletů.
- Díky tomu je řešení vhodné pro výrobní firmy, průmysl, logistiku, údržbu, facility management i terénní pracovníky.
- Najděte si řešení vhodné pro Vaši společnost.
Vyplnění formulářů v mobilu i tabletu
Vyplnění formuláře probíhá přímo v mobilu, tabletu nebo na PC, takže není potřeba zapisovat údaje na papír a následně je ručně přepisovat do systému. Uživatel vybere formulář, vyplní požadovaná data a po odeslání se záznam uloží na server.
Formuláře lze vytvořit a spravovat ve webovém rozhraní na PC. Dle potřeby je lze přiřadit různým činnostem. Vše vzdáleně z pohodlí kanceláře.
Digitální formuláře se přizpůsobí malým telefonům i velkým tabletům. Záleží na konkrétním případu využití.
Co digitální formuláře přinášejí
Vyšší důvěryhodnost záznamu
Digitální formulář vytváří přehlednější a lépe doložitelný záznam než papír, který se může ztratit, poškodit nebo zpětně upravovat.
Lepší dohledatelnost
Vyplněné formuláře jsou uložené elektronicky a lze je snadno dohledat, zobrazit, filtrovat nebo použít pro další kontrolu.
Méně přepisování do Excelu
Data vznikají rovnou v digitální podobě, takže odpadá běžný mezikrok, kdy pracovník vyplní papír a někdo další jej přepisuje do tabulky.
Rychlejší práce v provozu
Formuláře lze vyplnit přímo v mobilním terminálu nebo tabletu, včetně podpisu, příloh, fotodokumentace a povinných polí.
Jaké údaje lze ve formulářích sbírat
Textové a číselné údaje
- jména, poznámky, popisy závad
- počty, hodnoty, odečty a měření
- datum a další základní provozní údaje
Kontrolní odpovědi
- ano / ne
- výběr z předem připravených možností
- více odpovědí přes checkboxy
Důkazní a doprovodná data
- podpis odpovědné osoby
- fotodokumentace a přílohy
- volitelně i lokalizační údaje při využití GPS
Vlastní formuláře podle vašich procesů
Vlastní šablony formulářů
Administrátor vytváří formuláře na míru podle konkrétního provozu, pracovního postupu nebo typu kontroly. Lze definovat jednotlivé položky formuláře i jejich pořadí.
Povinná pole a kontrola odeslání
Vybraná pole lze označit jako povinná. Formulář tak nepůjde odeslat bez vyplnění klíčových údajů nebo bez splnění nastavených podmínek.
Uložení na server a centrální správa
Vyplněné a odeslané formuláře se ukládají přímo na server, nikoli jen do paměti mobilního zařízení. Díky tomu jsou dostupné pro další zpracování a kontrolu.
Více typů polí
Formulář může obsahovat textová a číselná pole, datum, checkboxy, výběr z předem definovaných možností, nadpisy, oddělovače sekcí nebo vlastní obrázky.
Opakovatelné skupiny prvků
Do formuláře lze vložit skupiny prvků, které může uživatel během vyplňování opakovaně přidávat. To se hodí například při pořizování více fotografií nebo při zápisu více závad.
Reporty, filtrování a exporty
Odeslané formuláře lze prohlížet, filtrovat podle data, uživatele nebo stavu a exportovat do PDF a CSV pro další práci nebo archivaci.
Podpis, přílohy a fotodokumentace
Součástí formuláře může být podpis přímo na mobilním zařízení, přiložené soubory i fotodokumentace z místa kontroly nebo zásahu.
Výčtové typy a důležité stavy
Předem připravené seznamy hodnot zrychlují vyplnění formuláře. Vybrané odpovědi lze zároveň označit jako důležité nebo zneplatňující, aby byly v systému rychle vidět.
Notifikace a automatické odeslání
Na vytvoření formuláře nebo na vybranou událost může navazovat upozornění e-mailem. Reporty je možné také pravidelně automaticky rozesílat.
Provázanost s dalšími funkcemi TOUCHGUARD
Formuláře a online pochůzky
Formuláře lze využít v návaznosti na kontrolní body a pochůzky, takže kontrola neznamená jen potvrzení přítomnosti, ale také zapsání konkrétních údajů.
Formuláře a zařízení
K databázi zařízení lze přiřadit formuláře a po načtení zařízení přes čárový kód nebo NFC nabídnout uživateli příslušný formulář předvyplněný daty o zařízení.
Formuláře a osamocený pracovník
Terénní pracovníci mohou zasílat hlášení odkudkoliv, kam je pracovní povinnost zavede.
Formuláře a návštěvy
Vnořením formuláře do návštěv lze detailně přizpůsobit návštěvní proces každému objektu, včetně podpisu, poučení nebo dalších povinných údajů.
Kde se digitální formuláře nejčastěji využívají
Výroba a průmysl
Kontroly pracovišť, směnové checklisty, interní audity, záznamy o závadách, servisní protokoly a provozní evidence.
Údržba a servis
Protokoly o zásahu, evidence oprav, kontroly zařízení, revize a fotodokumentace přímo na místě.
Logistika a sklady
Kontroly vozidel, přejímky, nakládka a vykládka, předávací protokoly nebo pravidelné provozní kontroly.
Terénní pracovníci
Mobilní formuláře pro práci mimo kancelář, kde je důležitá rychlost vyplnění, přehled o provedené činnosti a návaznost na další funkce systému.
Příklady formulářů
Audit pracoviště
BOZP checklist
Požární kontrola
Kontrolní formulářHlášení závad
Servisní protokol
Revizní protokol
Předávací protokol
Výstupní kontrola
Vstupní kontrola
Kontrola vozidla
Denní checklist
Týdenní kontrola
Měsíční kontrola
Evidence údržby
Provozní deník
Evidence úklidu
Kontrola skladu
Nakládka
Vykládka
Montážní protokol
Terénní záznam
Fotodokumentace
Záznam o zásahu
Kontrola zařízení
Oprava zařízení
Kontrola OOPP
Kontrola směny
Inspekční checklist
Interní audit
Pro koho je řešení vhodné
Časté otázky
Co jsou digitální formuláře pro firmy?
Jde o elektronické formuláře, které nahrazují papírové záznamy ve výrobě, logistice, údržbě, provozu nebo v terénu.
Fungují formuláře i pro terénní pracovníky?
Ano, formuláře jsou určené pro vyplňování v mobilních terminálech a hodí se i pro pracovníky mimo kancelář nebo provozní zázemí.
Jak získat ukázku řešení?
Stačí nás kontaktovat a rádi vám řešení představíme podle typu vašeho provozu.
Jaké typy polí mohou formuláře obsahovat?
K dispozici jsou textová a číselná pole, datum, checkboxy, výběr z možností, nadpisy, oddělovače sekcí, podpis, přílohy i vlastní obrázky.
Je možné využít i lokalizační údaje?
Ano, lokalizační údaje mohou být součástí řešení, pokud firma využívá GPS.
Lze formuláře přizpůsobit konkrétnímu provozu?
Ano, administrátor může vytvářet vlastní šablony formulářů podle potřeb firmy a zvolit jejich jednotlivé položky i strukturu.
Lze formuláře propojit se zařízeními nebo kontrolními body?
Ano, TOUCHGUARD umožňuje provázání formulářů s dalšími funkcemi systému, například se zařízeními nebo kontrolními body.
Lze nastavit povinná pole?
Ano, důležité údaje lze označit jako povinné, takže formulář nepůjde odeslat bez jejich vyplnění.
Lze vyplněné formuláře exportovat?
Ano, formuláře lze zobrazit, exportovat do PDF nebo CSV a odesílat elektronicky na určené adresy.
Umí formuláře podpis a fotodokumentaci?
Ano, formuláře mohou obsahovat podpisová pole, přílohy i fotodokumentaci přímo z mobilního zařízení.
