Jak to funguje
- Úkol se vytvoří ve webovém rozhraní s popisem, termínem a příjemcem.
- Lze ho přiřadit uživateli nebo mobilnímu terminálu.
- Povolení split úkol lze omezit na konkrétní podmínky, jako např. běžící pochůzka, načtení konkrétního kontrolního bodu.
- Splnění může proběhnout výběrem koncového stavu, formulářem nebo událostí.
- Vedoucí pracovník ihned vidí, co je splněné, nesplněné nebo po termínu.
- Šablony a přílohy zrychlují zadávání opakovaných provozních činností.
1. Vytvoření úkolu
Administrátor založí nový úkol, zvolí typ úkolu, doplní popis, termín splnění a určí, zda má být zobrazen konkrétnímu uživateli nebo na vybraném mobilním terminálu. Volitelně může zároveň nastavit podmínku aktivní pochůzky, načteného kontrolního bodu nebo kombinaci obou omezení.
2. Nastavení způsobu splnění
Podle charakteru činnosti lze určit, zda bude úkol uzavřen výběrem koncového stavu, vyplněním formuláře nebo automaticky po provedení definované události.
3. Zobrazení v mobilní aplikaci
Po přihlášení pracovníka do mobilního terminálu se zobrazí seznam přidělených úkolů. Pokud je nastavena podmínka pochůzky, lze úkol splnit jen při aktivní pochůzce; pokud je nastaven kontrolní bod, lze ho splnit až po načtení požadovaného kontrolního bodu, přičemž obě podmínky mohou fungovat samostatně i současně.
4. Kontrola plnění
Po splnění nebo naopak nesplnění úkolu v termínu je stav viditelný ve webovém přehledu. Na výsledky je možné navázat další workflow, interní kontrolu nebo upozornění odpovědným osobám.
Hlavní přínosy
Funkce Úkoly pomáhá zpřehlednit provoz, zrychlit předávání práce a sjednotit způsob, jakým se úkoly v organizaci zadávají a potvrzují.
Online přehled o plnění
Vedoucí pracovník ihned vidí, které úkoly jsou splněné, které čekají na dokončení a které nebyly splněny v požadovaném termínu.
Jasné zadání práce v mobilu
Pracovník má úkol přímo v mobilní aplikaci, včetně popisu, termínu, příloh a způsobu splnění, takže nevznikají nejasnosti při předávání informací.
Podpora běžných i plánovaných činností
Jedno řešení pokrývá jednorázové, opakované i plánované úkoly, takže lze v jednom systému řídit mimořádné zásahy i dlouhodobé provozní činnosti.
Standardizace postupů
Šablony, formuláře a přílohy pomáhají sjednotit pracovní postupy napříč lokalitami, směnami i jednotlivými týmy.
Typy úkolů
TOUCHGUARD podporuje několik režimů zadávání úkolů, takže systém pokrývá jak jednorázové zásahy, tak pravidelnou a dlouhodobě plánovanou činnost.
Jednorázové úkoly
Vhodné pro mimořádné nebo ad hoc požadavky, například provedení kontroly, řešení závady, doplnění materiálu nebo jednorázový servisní zásah.
Opakované úkoly
Po splnění se úkol po nastavené době znovu automaticky objeví. Tento režim je praktický pro pravidelné kontroly, údržbu nebo interní provozní rutiny.
Plánované úkoly
Ideální pro dlouhodobě rozvržené činnosti, jako jsou revize, preventivní prohlídky nebo pravidelné provozní úkoly s přesně daným termínem provedení.
Klíčové funkce
Různé činnosti vyžadují různé potvrzení. Proto lze zvolit takový způsob uzavření úkolu, který odpovídá reálnému provozu i požadované úrovni kontroly.
Výběr koncového stavu
Pracovník vybere stav jako například uzavřeno, vyřešeno nebo odmítnuto. Tento způsob je vhodný tam, kde stačí rychlé a přehledné potvrzení splnění.
Vyplnění formuláře
Pokud je nutné doložit podrobnosti, lze úkol uzavřít až po vyplnění předepsaného formuláře. To je praktické například při kontrole zařízení, inventuře nebo technickém zásahu.
Automatické splnění událostí
U některých workflow lze úkol navázat na konkrétní událost. Po jejím splnění systém úkol automaticky vyhodnotí jako dokončený.
Rozšíření a návaznosti
Pro často opakované workflow lze využít šablony úkolů, které urychlují zadávání a pomáhají držet jednotný standard napříč lokalitami nebo týmy. K úkolům lze zároveň přidávat přílohy, například fotografie, návody, dokumentaci nebo další soubory potřebné k provedení činnosti.
Vazba na pochůzky a kontrolní body
U úkolů lze nastavit podmínku aktivní pochůzky, načteného kontrolního bodu nebo obojí současně, což je vhodné pro bezpečnostní provoz, servisní kontroly i přesně definované postupy v terénu.
Chci vědět víc o pochůzkách
Propojení s digitálními formuláři
Úkol může vyžadovat vyplnění formuláře, takže pracovník neodešle jen potvrzení, ale i strukturovaný výstup z kontroly nebo zásahu.
Chci vědět víc o formulářch
Kde úkoly využijete
Funkce Úkoly se uplatní všude tam, kde je potřeba zadávat činnosti do terénu, hlídat termíny a mít zpětnou dohledatelnost výsledků.
Ostraha a bezpečnostní služby
- Mimořádné úkoly během směny.
- Kontroly omezené aktivní pochůzkou, načteným kontrolním bodem nebo jejich kombinací.
- Potvrzení splnění úkolu přímo v mobilu.
Výroba a technický provoz
- Preventivní údržba zařízení.
- Dlouhodobě plánované provozní činnosti.
- Evidence splnění úkolů včetně termínů a instrukcí.
Facility management a správa budov
- Plánování pravidelných provozních kontrol.
- Zadávání servisních a údržbových úkonů.
- Dokládání výsledku přes formulář nebo přílohu.
Interní firemní workflow
- Přidělování úkolů konkrétním osobám nebo mobilním terminálům.
- Sjednocení procesů pomocí šablon.
- Napojení na další moduly systému TOUCHGUARD.
Pro koho je řešení vhodné
Časté otázky
Co znamená splnění úkolu koncovým stavem?
Na mobilním terminálu se zobrazí seznam vytvořených stavů úkolů a po výběru koncového stavu se úkol uzavře. Koncové stavy slouží například pro potvrzení, že je úkol vyřešen, uzavřen nebo odmítnut.
Jak lze úkol v systému TOUCHGUARD zadat?
Úkol vytváří administrátor ve webovém rozhraní, kde nastaví typ úkolu, popis, termín splnění a určí, komu nebo kam má být doručen. Úkol lze směrovat na konkrétního uživatele nebo na mobilní terminál.
Jak získat ukázku řešení?
Stačí nás kontaktovat a rádi vám řešení představíme podle typu vašeho provozu.
Jakými způsoby lze úkol splnit?
Úkol lze splnit výběrem koncového stavu, vyplněním formuláře nebo provedením definované události. Konkrétní způsob nastavuje administrátor při vytváření úkolu.
Je možné využít i lokalizační údaje?
Ano, lokalizační údaje mohou být součástí řešení, pokud firma využívá GPS.
Kdy se používá splnění formulářem?
Splnění formulářem je vhodné tam, kde nestačí jednoduché potvrzení a je potřeba doložit podrobnosti. Úkol se uzavře až po vyplnění a odeslání předepsaného formuláře.
Lze splnění úkolu omezit na aktivní pochůzku?
Ano, u úkolu lze nastavit podmínku aktivní pochůzky. V takovém případě je možné úkol splnit pouze tehdy, když právě běží požadovaná pochůzka.
Lze splnění úkolu omezit na konkrétní kontrolní bod?
Ano, u úkolu lze nastavit konkrétní kontrolní bod. Úkol se může na terminálu zobrazit, ale splnit jej lze až po načtení požadovaného kontrolního bodu.
Lze úkol přiřadit konkrétnímu pracovníkovi?
Ano, úkol lze přiřadit konkrétnímu uživateli, takže se po přihlášení zobrazí pouze určené osobě. Pokud uživatel není vybrán, může být úkol dostupný všem uživatelům v dané lokalitě podle nastavení.
Lze úkol přiřadit mobilnímu terminálu?
Ano, úkol lze zobrazit na konkrétním mobilním terminálu. V takovém případě se zobrazí každému uživateli, který se na daný terminál přihlásí, pokud zároveň není omezen na konkrétního uživatele.
Mohou být podmínka pochůzky a kontrolního bodu použity současně?
Ano, obě podmínky jsou na sobě nezávislé. Lze použít pouze pochůzku, pouze kontrolní bod nebo obě omezení současně.
