Digitálny záznam namiesto papiera
Nahradiť papierové formuláre, majú mnoho výhod
Plnenie na mieste
Digitálne nahrávanie v teréne, automatická archivácia
Menej preklepov a chýb
Žiadne prepisovanie, eliminácia chýb vďaka preddefinovaným možnostiam plnenia
Okamžite dostupné údaje
Údaje sú okamžite k dispozícii online kdekoľvek s pripojením na internet
Papierové formuláre brzdia spoločnosť
Papierové formuláre môžu na prvý pohľad vyzerať jednoducho, ale v praxi často znamenajú viac práce, horšiu sledovateľnosť a zbytočné prepisovanie údajov do programu Excel alebo iných interných výkazov. Ak spoločnosť zbiera údaje priamo digitálne, odpadá dvojitá administratíva a informácie sú okamžite pripravené na ďalšie spracovanie.
TOUCHGUARD vám umožňuje vytvárať vlastné formuláre podľa špecifických potrieb vašej prevádzky a vypĺňať ich priamo na mobilnom zariadení. Vyplnené formuláre sa odosielajú na server, kde ich možno prezerať, sledovať, exportovať a používať v nadväzujúcich procesoch.
Ako to funguje
1. Vytvorte šablónu formulára
Správca pripraví formulár podľa konkrétnej operácie, kontroly alebo pracovného postupu.
2. Pracovník vyplní formulár v mobilnom telefóne
Vyplnenie prebieha priamo v mobilnom termináli alebo tablete vrátane podpisu, príloh a povinných polí.
3. Údaje sú uložené elektronicky
Vyplnený formulár sa odošle na server, kde je pripravený na sledovanie, kontrolu a ďalšiu prácu.
4. Nastavenie exportov, hlásení a oznámení
Formuláre možno podľa potreby zobrazovať, exportovať a automaticky odosielať alebo používať v iných procesoch.
Vyššia dôveryhodnosť záznamu a lepší audit trail
Ak spoločnosť stále pracuje s papierovými formulármi, často čelí rovnakému problému: záznam existuje, ale jeho dohľadanie, kontrola a ďalšie spracovanie stojí zbytočne veľa času. Digitálne formuláre TOUCHGUARD pomáhajú previesť tento proces do elektronickej podoby, ktorá je prehľadnejšia a lepšie pripravená na každodennú prevádzku.
Výsledkom je nielen menej papiera, ale aj menší priestor pre nepresnosti, roztrieštené vedenie záznamov a následné prepisovanie. V prípade potreby je možné pracovať aj s údajmi o polohe, ak spoločnosť používa GPS.
Jedno riešenie pre desiatky typov formulárov
TOUCHGUARD nemá jednu pevnú formu. Správca môže vytvoriť vlastné šablóny podľa konkrétnej operácie, úlohy, typu kontroly alebo interného postupu.
Formuláre môžu obsahovať textové a číselné polia, výbery možností, zaškrtávacie políčka, dátum, podpis, prílohy, fotodokumentáciu a opakovateľné skupiny prvkov. Vďaka tomu je riešenie vhodné pre výrobné podniky, priemysel, logistiku, údržbu, správu zariadení a pracovníkov v teréne.
Audit pracoviska
Kontrolný zoznam BOZP
Kontrola požiaru
Kontrolný formulárHlásenie chýb
Servisný protokol
Protokol o revízii
Prenosový protokol
Ovládanie výstupu
Vstupné ovládanie
Kontrola vozidla
Denný kontrolný zoznam
Týždenná kontrola
Mesačná kontrola
Záznamy o údržbe
Prevádzkový denník
Záznamy o čistení
Kontrola skladu
Načítavanie
Vykladanie
Inštalačný protokol
Záznam v teréne
Fotodokumentácia
Záznam o intervencii
Kontrola zariadenia
Oprava zariadení
Kontrola osobných ochranných pracovných prostriedkov
Ovládanie radenia
Kontrolný zoznam pre inšpekciu
Vnútorný audit
Správa formulárov v administratíve
Digitálne formuláre nie sú pevné. Správca môže vytvárať a upravovať šablóny podľa konkrétnych prevádzkových potrieb, typu objektu alebo pracovného postupu.
Práve kombinácia správy v systéme a vyplňovania na mobilnom zariadení robí z formulárov praktický nástroj na každodennú prácu, nielen jednoduchý webový formulár.
Vypĺňanie formulárov na mobile a tablete
Vyplnenie formulára sa vykonáva priamo v mobilnom telefóne, tablete alebo termináli, takže nie je potrebné zapisovať údaje na papier a potom ich ručne prepisovať do systému. Používateľ vyberie formulár, vyplní požadované údaje a po odoslaní sa záznam uloží na server.
Formuláre možno vytvárať a spravovať vo webovom rozhraní na počítači. Podľa potreby ich možno priradiť k rôznym činnostiam. Všetko na diaľku z pohodlia kancelárie.
Digitálne formuláre sa prispôsobujú malým telefónom a veľkým tabletom. Závisí to od konkrétneho prípadu použitia.
Čo prinášajú digitálne formuláre
Vyššia dôveryhodnosť záznamu
Digitálny formulár vytvára prehľadnejší a ľahšie zdokumentovateľný záznam ako papier, ktorý sa môže stratiť, poškodiť alebo obrátiť.
Lepšia vysledovateľnosť
Vyplnené formuláre sa ukladajú elektronicky a možno ich ľahko načítať, prezerať, filtrovať alebo použiť na ďalšie preskúmanie.
Menej písania do programu Excel
Údaje sa vytvárajú priamo v digitálnej forme, takže nie je potrebný obvyklý medzistupeň, keď pracovník vyplní papier a niekto iný ho prepíše do tabuľky.
Rýchlejšia práca v prevádzke
Formuláre možno vyplniť priamo v mobilnom termináli alebo tablete vrátane podpisu, príloh, fotodokumentácie a povinných polí.
Aké údaje možno zhromažďovať vo formulároch
Textové a číselné údaje
- názvy, poznámky, opisy chýb
- počty, hodnoty, údaje a merania
- dátum a ďalšie základné prevádzkové údaje
Kontrolné odpovede
- áno / nie
- výber z vopred pripravených možností
- viacero odpovedí prostredníctvom zaškrtávacích políčok
Dôkazy a podporné údaje
- podpis zodpovednej osoby
- fotodokumentácia a prílohy
- voliteľné údaje o polohe pri použití GPS
Vlastné formuláre podľa vašich procesov
Vlastné šablóny formulárov
Správca vytvára formuláre prispôsobené konkrétnej operácii, pracovnému postupu alebo typu kontroly. Jednotlivé položky formulára a ich poradie je možné definovať.
Povinné polia a kontrola odosielania
Vybrané polia môžete označiť ako povinné. Formulár nie je možné odoslať bez vyplnenia kľúčových údajov alebo bez splnenia stanovených podmienok.
Ukladanie na serveri a centrálna správa
Vyplnené a odoslané formuláre sa ukladajú priamo na server, nielen do pamäte mobilného zariadenia. Vďaka tomu sú k dispozícii na ďalšie spracovanie a kontrolu.
Viacero typov polí
Formulár môže obsahovať textové a číselné polia, dátum, zaškrtávacie políčka, výber preddefinovaných možností, nadpisy, oddeľovače sekcií alebo vlastné obrázky.
Opakovateľné skupiny prvkov
Do formulára je možné vložiť skupiny prvkov, ktoré môže používateľ opakovane pridávať počas vypĺňania formulára. To je užitočné napríklad pri zhotovovaní viacerých fotografií alebo pri zaznamenávaní viacerých porúch.
Správy, filtrovanie a exporty
Odoslané formuláre možno prezerať, filtrovať podľa dátumu, používateľa alebo stavu a exportovať do PDF a CSV na ďalšiu prácu alebo archiváciu.
Podpis, prílohy a fotodokumentácia
Formulár môže obsahovať podpis priamo v mobilnom zariadení, priložené súbory a fotodokumentáciu z miesta kontroly alebo zásahu.
Výčtové typy a dôležité stavy
Predpripravené zoznamy hodnôt urýchľujú vypĺňanie formulára. Vybrané odpovede možno tiež označiť ako dôležité alebo neplatné, aby boli v systéme rýchlo viditeľné.
Oznámenia a automatické odosielanie
Po vytvorení formulára alebo vybranej udalosti môže nasledovať e-mailové upozornenie. Správy sa môžu odosielať aj automaticky v pravidelných intervaloch.
Prepojenie s ostatnými funkciami TOUCHGUARD
Formuláre a online úlohy
Formuláre sa môžu používať v spojení s kontrolnými bodmi a pochôdzkami, aby kontrola nebola len potvrdením prítomnosti, ale aj zaznamenaním konkrétnych údajov.
Formuláre a vybavenie
Zaregistrovaným zariadeniam možno priradiť formuláre a po načítaní zariadenia pomocou kódu alebo NFC sa používateľovi ponúkne príslušný formulár na vyplnenie.
Formuláre a osamelý pracovník
Pre spoločnosti s pracovníkmi v teréne možno formuláre kombinovať aj s funkciou mobilnej ochrany osamelých pracovníkov.
Formuláre a návštevy
Vložením formulára do návštevy možno proces návštevy podrobne prispôsobiť každému zariadeniu vrátane podpisov, pokynov alebo iných povinných informácií.
Kde sa najčastejšie používajú digitálne formuláre
Výroba a priemysel
Kontroly pracoviska, kontrolné zoznamy zmien, interné audity, záznamy o závadách, servisné denníky a prevádzkové záznamy.
Údržba a servis
Zásahové protokoly, záznamy o opravách, kontroly zariadení, revízie a fotodokumentácia na mieste.
Logistika a sklady
Kontroly vozidiel, preberanie, nakladanie a vykladanie, odovzdávacie protokoly alebo pravidelné prevádzkové kontroly.
Terénni pracovníci
Mobilné formuláre pre prácu mimo kancelárie, kde je dôležitá rýchlosť vyplnenia, prehľad o vykonanej činnosti a prepojenie s ostatnými funkciami systému.
Odvetvia, v ktorých vám TOUCHGUARD môže pomôcť
Často kladené otázky
Aké sú digitálne formuláre pre podniky?
Ide o elektronické formuláre, ktoré nahrádzajú papierové záznamy vo výrobe, logistike, údržbe, prevádzke alebo v teréne.
Aké typy polí môžu formuláre obsahovať?
K dispozícii sú textové a číselné polia, dátum, zaškrtávacie políčka, možnosti, nadpisy, oddeľovače sekcií, podpis, prílohy a vlastné obrázky.
Ako získať vzorový roztok?
Stačí nás kontaktovať a my vám radi predstavíme riešenie podľa typu vašej prevádzky.
Fungujú formuláre aj pre pracovníkov v teréne?
Áno, formuláre sú určené na vyplnenie na mobilných termináloch a sú vhodné aj pre zamestnancov mimo kancelárie alebo na pracovisku.
Je možné exportovať vyplnené formuláre?
Áno, formuláre je možné zobraziť, exportovať do formátu PDF alebo CSV a odoslať elektronicky na zadané adresy.
Je možné použiť aj údaje o polohe?
Áno, údaje o polohe môžu byť súčasťou riešenia, ak spoločnosť používa GPS.
Majú formuláre podpis a fotodokumentáciu?
Áno, formuláre môžu obsahovať podpisové polia, prílohy a fotodokumentáciu priamo z mobilného zariadenia.
Môžem nastaviť povinné polia?
Áno, dôležité informácie môžu byť označené ako povinné, takže formulár nie je možné odoslať bez ich vyplnenia.
Možno formuláre prispôsobiť konkrétnej prevádzke?
Áno, správca môže vytvoriť vlastné šablóny formulárov podľa potrieb spoločnosti a vybrať si ich jednotlivé položky a štruktúru.
Môžu byť formuláre prepojené so zariadeniami alebo kontrolnými bodmi?
Áno, TOUCHGUARD umožňuje prepojiť formuláre s inými funkciami systému, ako sú zariadenia alebo kontrolné body.
