Wie es funktioniert
- Der Administrator legt die Arbeitsschichten, deren Zeiten und die erforderliche Personenanzahl fest.
- Die Mitarbeiter melden sich mit ihrer persönlichen Karte direkt am mobilen Terminal (Telefon/Tablet) an.
- Das System wertet automatisch die Schichtbelegung aus und berechnet die geleisteten Arbeitsstunden.
- Im Falle von Unstimmigkeiten sendet es automatisch eine Benachrichtigung an die Leitstelle, dass etwas nicht in Ordnung ist.
- Daten über die geleisteten Arbeitsstunden können automatisch exportiert und per E-Mail versendet werden.
1. Einstellung von Schichten und Soll-Zuständen
Für jede Schicht können Tag, Start- und Endzeit sowie die Mindestanzahl der Mitarbeiter definiert werden, die zur Schicht erscheinen sollen.
2. Bestätigung des Schichtantritts im Echtbetrieb
Der Mitarbeiter bestätigt bei der Ankunft den Schichtantritt durch Einlesen der persönlichen Karte. Die Daten stehen sofort für die Überwachung und weitere Auswertungen zur Verfügung.
3. Automatische Benachrichtigung bei Ausnahmen
Falls jemand nicht erscheint, sich verspätet oder die erforderliche Personenanzahl nicht erreicht wird, erhält die verantwortliche Person eine Benachrichtigung und kümmert sich nur um die problematischen Schichten.
Hauptvorteile
Die Funktion „Aufgaben“ hilft dabei, den Betrieb übersichtlicher zu gestalten, die Arbeitsübergabe zu beschleunigen und die Art und Weise zu vereinheitlichen, wie Aufgaben in der Organisation zugewiesen und bestätigt werden.
Weniger Telefonate und manuelle Kontrollen
Der Disponent oder Schichtleiter muss nicht alle geplanten Schichtantritte telefonisch überprüfen. Er kümmert sich nur um Schichten, bei denen jemand nicht erschienen ist oder der Soll-Zustand nicht erfüllt wurde.
Schneller Überblick über den Schichtstatus
Die verantwortliche Person sieht sofort, welche Schichten in Ordnung sind und wo ein Eingreifen erforderlich ist. Dies beschleunigt die Überwachung insbesondere bei einer größeren Anzahl gleichzeitiger Schichtantritte.
Rechtzeitige Lösung unbesetzter Schichten
Wenn eine Schicht bis zu ihrem Beginn nicht korrekt besetzt ist, erhält die verantwortliche Person rechtzeitig eine Information und kann unverzüglich eine Vertretung oder eine Änderung des Dienstplans veranlassen.
Sicherheit der korrekten Besetzung
Das System überwacht nicht nur den Schichtantritt des Mitarbeiters an sich, sondern auch, ob tatsächlich die erforderliche Anzahl an Personen laut Plan in der Schicht anwesend ist.
Einfachere Bearbeitung der Zeiterfassung
Die Zeiterfassungsdaten können für automatische Exporte, Auswertungen mit berechneter Arbeitszeit sowie zur Kontrolle der geleisteten Stunden ohne manuelles Nachrechnen genutzt werden.
Wesentliche Merkmale
Erfassung der Mitarbeiter-Anwesenheit
Das System zeichnet Kommen, Gehen und den Bezug zur konkreten Arbeitsschicht auf. Die Zeiterfassungsdaten werden übersichtlich an einem Ort gespeichert.
- Übersicht der Mitarbeiterpräsenz.
- Historie von Schichtantritten und -enden.
- Grundlagen für weiteres Reporting.
Verwaltung von Arbeitsschichten
Schichten können nach Standort, Betriebsart oder konkretem Dienst definiert werden. Für jede Schicht lassen sich Zeit und erforderliche Personenanzahl festlegen.
- Schichtbeginn und -ende
- Erforderliche Besetzung
- Auswertung separat für jede Schicht
Automatische Auswertung der Besetzung
TOUCHGUARD vergleicht den tatsächlichen Schichtantritt der Mitarbeiter mit dem Schichtplan. So wird sofort erkannt, ob eine Schicht korrekt, teilweise oder gar nicht besetzt ist.
- Kontrolle der Mindestpersonenanzahl
- Auswertung des korrekten Schichtantritts
- Schnelle Aufdeckung unbesetzter Schichten
Benachrichtigungen und Reaktion auf Ausnahmen
Tritt ein Mitarbeiter den Dienst nicht rechtzeitig an oder wird die erforderliche Personenanzahl nicht erreicht, erhält die verantwortliche Person eine Benachrichtigung und kann sofort reagieren.
- Fehlender Schichtantritt
- Verspätete Bestätigung des Schichtantritts
- Abweichung von der geplanten Besetzung
Automatische Exporte und Berechnung der Arbeitsstunden
Das Zeiterfassungsmodul ermöglicht die automatische Erstellung von Anwesenheitslisten, Exporten und Auswertungen mit berechneter Arbeitszeit. Das Unternehmen erhält so einen Überblick über die geleisteten Stunden ohne manuelles Nachrechnen.
- Automatische Zeiterfassungsberichte
- Berechnete Arbeitszeit
- Unterlagen für die interne Bearbeitung und Lohnabrechnung
Verknüpfung mit anderen TOUCHGUARD-Funktionen
Schutz für Alleinarbeiter
Mithilfe von Schichten lässt sich steuern, ob die Funktion zur Überwachung von Alleinarbeitern aktiv ist oder nicht. Eine Anmeldung in der App ist somit nicht erforderlich, alles wird über die Schicht gesteuert.
Wachsamkeit
Die Überwachung der Wachsamkeit von Sicherheitspersonal kann ebenfalls über die Einstellung der Arbeitsschichten gesteuert werden. Diese Funktion wird dort eingesetzt, wo feste Arbeitszeiten gelten, während derer der Mitarbeiter überwacht werden soll.
Einsatzbereiche
Die Lösung eignet sich überall dort, wo sichergestellt werden muss, dass ein Arbeitsplatz zu einer bestimmten Zeit personell besetzt ist. Typischerweise sind dies Betriebe mit Mindestbesetzungen, mehreren Standorten oder einer hohen Anzahl gleichzeitiger Schichtantritte.
Sicherheitsdienste
Kontrolle des Schichtantritts am Objekt, Schichten an der Pforte, Rezeption oder bei der Bewachung des Geländes ohne die Notwendigkeit einer manuellen Überprüfung jedes Mitarbeiters.
Facility Management und Objektverwaltung
Überblick über die Belegung der Dienste an den einzelnen Standorten und schnelle Reaktion, falls eine Schicht nicht gemäß den Anforderungen besetzt wird.
Produktion und Logistik
Überwachung des Schichtantritts einer größeren Anzahl von Mitarbeitern zur gleichen Zeit und Gewissheit, dass die Schicht gemäß dem geplanten Soll-Zustand abgedeckt ist.
Für wen die Lösung geeignet ist
Häufig gestellte Fragen
Für welche Betriebe eignet sich diese Funktion?
Typischerweise für Sicherheitsdienste, Rezeptionen, Objektverwaltung, Facility Management, Produktion, Logistik und andere Betriebe, in denen die Überwachung des Schichtbeginns und der Mindestanzahl an Mitarbeitern am Arbeitsplatz wichtig ist.
Kann das System auf eine unbesetzte Schicht hinweisen?
Ja. Wenn ein Mitarbeiter oder die erforderliche Anzahl von Mitarbeitern zu Schichtbeginn nicht erscheint, benachrichtigt das System automatisch die zuständige Person, damit diese die Situation schnell lösen kann.
Können die Daten auch für die Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden und Exporte genutzt werden?
Ja. Das Zeiterfassungssystem ermöglicht die automatische Erstellung von Anwesenheitslisten, Exporten und Auswertungen mit berechneter Sollarbeitszeit, sodass es als Grundlage für die Kontrolle der geleisteten Arbeitszeit sowie für die weitere interne Verarbeitung oder Lohnabrechnung dient.
Was ist der Unterschied zwischen Zeiterfassung und Schichtkontrolle?
Die Zeiterfassung registriert das Kommen, Gehen und die Anwesenheit der Mitarbeiter. Die Schichtkontrolle wertet zusätzlich aus, ob eine bestimmte Schicht korrekt besetzt wurde und ob sie der erforderlichen Personenanzahl entspricht.
Wie unterstützt das System Disponenten und Schichtleiter?
Anstatt alle geplanten Dienstantritte telefonisch zu überprüfen, kümmert sich der Disponent oder Schichtleiter nur noch um Ausnahmen. Das System zeigt automatisch an, welche Schichten nicht korrekt besetzt sind, wo jemand nicht rechtzeitig erschienen ist oder wo die erforderliche Anzahl an Mitarbeitern fehlt.