Jak to działa
- Administrator ustawia zmiany robocze, ich czas oraz wymaganą liczbę osób.
- Pracownicy logują się za pomocą karty osobistej bezpośrednio na terminalu mobilnym (telefon/tablet).
- System automatycznie ocenia obsadę zmian i oblicza przepracowane godziny.
- W przypadku nieprawidłowości automatycznie wysyła do dyspozytorni powiadomienie, że coś jest nie tak.
- Dane o przepracowanych godzinach mogą być automatycznie eksportowane i wysyłane e-mailem.
1. Ustawienie zmian i wymaganych stanów
Dla każdej zmiany można zdefiniować dzień, godzinę rozpoczęcia i zakończenia, a także minimalną liczbę pracowników, którzy powinni stawić się na zmianę.
2. Potwierdzenie stawiennictwa w czasie rzeczywistym
Pracownik przychodząc do pracy, potwierdza rozpoczęcie zmiany poprzez odczyt karty osobistej. Dane są natychmiast dostępne do nadzoru i dalszej oceny.
3. Automatyczne powiadomienia o wyjątkach
Jeśli ktoś się nie stawi, spóźni się lub nie zostanie osiągnięta wymagana liczba osób, osoba odpowiedzialna otrzyma powiadomienie i zajmie się tylko problematycznymi zmianami.
Główne korzyści
Funkcja Zadania pomaga uporządkować operacje, przyspieszyć przekazywanie pracy i ujednolicić sposób, w jaki zadania w organizacji są zlecane i potwierdzane.
Mniej telefonów i ręcznej kontroli
Dyspozytor lub kierownik zmiany nie musi telefonicznie weryfikować wszystkich planowanych wejść. Rozwiązuje problemy tylko na tych zmianach, na których ktoś się nie stawił lub nie osiągnięto wymaganego stanu.
Szybki przegląd stanu zmian
Osoba odpowiedzialna natychmiast widzi, które zmiany są w porządku, a gdzie potrzebna jest interwencja. Przyspiesza to nadzór, szczególnie przy dużej liczbie jednoczesnych wejść.
Terminowe rozwiązanie problemu nieobsadzonej zmiany
Jeśli zmiana nie zostanie prawidłowo obsadzona do czasu jej rozpoczęcia, osoba odpowiedzialna otrzyma informację na czas i może bezzwłocznie zorganizować zastępstwo lub zmienić grafik.
Pewność prawidłowej obsady
System pilnuje nie tylko samego stawienia się pracownika, ale także tego, czy na zmianie rzeczywiście obecna jest wymagana liczba osób zgodnie z planem.
Łatwiejsze rozliczanie obecności
Dane o obecności można wykorzystać do automatycznych eksportów, raportów z obliczonym wymiarem czasu pracy oraz kontroli przepracowanych godzin bez ręcznego przeliczania.
Kluczowe funkcje
Ewidencja obecności pracowników
System rejestruje przyjścia, wyjścia i powiązanie z konkretną zmianą roboczą. Dane o obecności są przejrzyście przechowywane w jednym miejscu.
- Przegląd obecności pracowników.
- Historia wejść i wyjść.
- Dane do dalszego raportowania.
Zarządzanie zmianami roboczymi
Zmiany można definiować według lokalizacji, typu działalności lub konkretnej usługi. Dla każdej zmiany można ustawić czas oraz wymaganą liczbę osób.
- Początek i koniec zmiany
- Wymagana obsada
- Ocena oddzielnie dla każdej zmiany
Automatyczna ocena obsady
TOUCHGUARD porównuje rzeczywiste stawiennictwo pracowników z planem zmian. Dzięki temu natychmiast rozpoznaje, czy zmiana jest obsadzona prawidłowo, częściowo czy wcale.
- Kontrola minimalnej liczby osób
- Ocena prawidłowego stawiennictwa
- Szybkie wykrywanie nieobsadzonych zmian
Powiadomienia i reakcja na wyjątki
Jeśli pracownik nie stawi się na czas lub nie zostanie osiągnięta wymagana liczba osób, osoba odpowiedzialna otrzyma powiadomienie i może natychmiast zareagować.
- Brak stawienia się na zmianę
- Opóźnione potwierdzenie wejścia
- Niezgodność z planowaną obsadą
Automatyczne eksporty i obliczanie przepracowanych godzin
Moduł obecności umożliwia automatyczne generowanie list obecności, eksportów i raportów z obliczonym wymiarem czasu pracy. Firma zyskuje wgląd w przepracowane godziny bez ręcznego przeliczania.
- Automatyczne raporty obecności
- Obliczony wymiar czasu pracy
- Dane do celów wewnętrznych i płacowych
Powiązanie z innymi funkcjami TOUCHGUARD
Ochrona samotnego pracownika
Za pomocą zmian można zarządzać tym, czy funkcja monitorowania samotnego pracownika będzie aktywna, czy nie. Dzięki temu nie trzeba logować się do aplikacji, wszystko jest sterowane zmianą.
Czujność
Monitorowanie czujności pracowników ochrony może być również sterowane ustawieniami zmian roboczych. Funkcja ta jest wykorzystywana tam, gdzie obowiązują stałe godziny pracy, w których pracownik ma być monitorowany.
Gdzie jest stosowane
Rozwiązanie jest odpowiednie wszędzie tam, gdzie ważne jest posiadanie pewności, że stanowisko pracy jest obsadzone w konkretnym czasie. Zazwyczaj dotyczy to zakładów z minimalnymi stanami osobowymi, wieloma lokalizacjami lub dużą liczbą jednoczesnych wejść.
Służby ochrony
Kontrola wejścia na obiekt, zmiany na portierni, recepcji lub podczas ochrony terenu bez konieczności ręcznej weryfikacji każdego pracownika.
Facility management i zarządzanie obiektami
Przegląd obsady usług w poszczególnych lokalizacjach i szybka reakcja w przypadku, gdy zmiana nie zostanie obsadzona zgodnie z wymaganiem.
Produkcja i logistyka
Monitorowanie stawiennictwa większej liczby pracowników w jednym czasie i pewność, że zmiana jest pokryta zgodnie z planowanym stanem.
Dla kogo rozwiązanie jest odpowiednie
Często zadawane pytania
Czy dane można wykorzystać również do obliczania przepracowanych godzin i eksportów?
Tak. System rejestracji czasu pracy umożliwia automatyczne generowanie list obecności, eksportów i zestawień z obliczonym wymiarem czasu pracy, dzięki czemu służy jako podstawa do kontroli przepracowanego czasu oraz dalszego przetwarzania wewnętrznego lub płacowego.
Czy system może powiadomić o nieobsadzonej zmianie?
Tak. Jeśli pracownik lub wymagana liczba pracowników nie rozpocznie zmiany o czasie, system automatycznie powiadomi osobę odpowiedzialną, aby mogła ona szybko zareagować na sytuację.
Jak otrzymać prezentację rozwiązania?
Wystarczy się z nami skontaktować, a z przyjemnością zaprezentujemy rozwiązanie dopasowane do specyfiki Państwa działalności.
Jaka jest różnica między ewidencją czasu pracy a kontrolą zmian?
Ewidencja czasu pracy rejestruje przyjścia, wyjścia oraz obecność pracowników. Kontrola zmian dodatkowo weryfikuje, czy konkretna zmiana została obsadzona prawidłowo i czy odpowiada wymaganej liczbie osób.
W jaki sposób system pomaga dyspozytorom i kierownikom zmian?
Zamiast telefonicznej weryfikacji wszystkich zaplanowanych rozpoczęć pracy, dyspozytor lub kierownik zmiany zajmuje się tylko wyjątkami. System automatycznie wskazuje, które zmiany nie są prawidłowo obsadzone, gdzie ktoś nie stawił się na czas lub gdzie brakuje wymaganej liczby pracowników.
W jakich zakładach ta funkcja się sprawdzi?
Zazwyczaj w agencjach ochrony, na recepcjach, w administracji obiektów, facility management, produkcji, logistyce i innych zakładach, gdzie istotne jest monitorowanie rozpoczęcia zmiany oraz minimalnej liczby pracowników na stanowisku pracy.