Как работи
- Администраторът настройва работните смени, тяхното време и необходимия брой лица.
- Служителите се регистрират с лична карта директно на мобилния терминал (телефон/таблет).
- Системата автоматично оценява заетостта на смените и изчислява изработените часове.
- В случай на несъответствия автоматично изпраща предупреждение до диспечерския център, че нещо не е наред.
- Данните за изработените часове могат да бъдат автоматично експортирани и изпращани по имейл.
1. Настройка на смените и изискваните състояния
За всяка смяна може да се дефинира ден, час на започване и приключване, както и минимален брой служители, които трябва да се явят на смяна.
2. Потвърждение на застъпването в реални условия
При пристигане служителят се регистрира за смяна чрез сканиране на личната си карта. Данните са незабавно достъпни за надзор и последваща оценка.
3. Автоматично известяване за изключения
Ако някой не се яви, закъснее или не е изпълнен необходимият брой лица, отговорното лице получава известие и решава само проблемните смени.
Основни ползи
Функцията „Задачи“ помага за по-голяма яснота в работата, ускорява предаването на задачите и уеднаквява начина, по който те се възлагат и потвърждават в организацията.
По-малко телефонни разговори и ръчни проверки
Диспечерът или ръководителят на смяна не трябва да проверява по телефона всички планирани застъпвания. Той решава само смените, на които някой не се е явил или не е изпълнено изискваното състояние.
Бърз преглед на състоянието на смените
Отговорното лице веднага вижда кои смени са наред и къде е необходима намеса. Това ускорява надзора, особено при голям брой едновременни застъпвания.
Своевременно решаване на незаети смени
Ако смяната не е попълнена правилно до нейния старт, отговорното лице получава информация навреме и може незабавно да организира заместник или промяна в графика.
Сигурност за правилно попълване
Системата следи не само самото застъпване на служителя, но и дали на смяната действително присъства изискваният брой лица според плана.
По-лесна обработка на присъствието
Данните за присъствието могат да се използват за автоматичен експорт, отчети с изчислен фонд работно време и контрол на изработените часове без ръчно преизчисляване.
Ключови функции
Отчитане на присъствието на служителите
Системата записва пристиганията, заминаванията и връзката с конкретна работна смяна. Данните за присъствието се съхраняват прегледно на едно място.
- Преглед на присъствието на служителите.
- История на застъпванията и напусканията.
- Данни за последващо отчитане.
Управление на работни смени
Смените могат да се дефинират според местоположението, типа дейност или конкретната услуга. За всяка смяна е възможно да се настрои време и необходим брой лица.
- Начало и край на смяната
- Изисквано попълване
- Оценка поотделно за всяка смяна
Автоматична оценка на попълването
TOUCHGUARD сравнява действителното застъпване на служителите с плана на смените. Така веднага разпознава дали смяната е попълнена правилно, частично или изобщо не е.
- Контрол на минималния брой лица
- Оценка на правилното застъпване
- Бързо откриване на незаети смени
Известия и реакция при изключения
Ако служител не застъпи навреме или не е попълнен изискваният брой лица, отговорното лице получава известие и може да реагира веднага.
- Липсващо застъпване на смяна
- Късно потвърждение на застъпването
- Несъответствие с планираното попълване
Автоматичен експорт и изчисляване на изработените часове
Модулът за присъствие позволява автоматично генериране на присъствени списъци, експорти и отчети с изчислен фонд работно време. Така фирмата получава преглед на изработените часове без ръчно преизчисляване.
- Автоматични отчети за присъствие
- Изчислен фонд работно време
- Данни за вътрешна и работна обработка
Свързаност с други функции на TOUCHGUARD
Защита на самостоятелно работещ служител
Чрез смените може да се управлява дали функцията за мониторинг на самостоятелно работещ служител да бъде активна или не. Така не е необходимо влизане в приложението, всичко се управлява от смяната.
Бдителност
Следенето на бдителността на охранителите също може да се управлява чрез настройка на работните смени. Тази функция се използва там, където има фиксирано работно време, през което служителят трябва да бъде мониториран.
Къде се използва
Решението е подходящо навсякъде, където е важно да има сигурност, че работното място е обезпечено с персонал в конкретно време. Обикновено това са обекти с минимален състав, множество локации или голям брой едновременни застъпвания.
Охранителни услуги
Контрол на застъпването на обекта, смените на портала, рецепцията или при охрана на територията без необходимост от ръчна проверка на всеки служител.
Фасилити мениджмънт и управление на обекти
Преглед на заетостта на услугите в отделните локации и бърза реакция в случай, че смяната не се попълни според изискването.
Производство и логистика
Проследяване на застъпването на голям брой служители по едно и също време и сигурност, че смяната е покрита според планирания състав.
За кого е подходящо решението
Често задавани въпроси
За какви видове дейности е подходяща тази функция?
Обикновено за охранителни услуги, рецепции, управление на обекти, фасилити мениджмънт, производство, логистика и други дейности, при които е важно да се следи явяването на смяна и минималният брой служители на работното място.
Как да получите демонстрация на решението?
Достатъчно е да се свържете с нас и с удоволствие ще ви представим решението според типа на вашата дейност.
Как системата помага на диспечерите и ръководителите на смени?
Вместо да проверяват по телефона всички планирани започвания на работа, диспечерът или ръководителят на смяна решават само изключенията. Системата автоматично показва кои смени не са заети правилно, къде някой не е постъпил навреме или къде липсва необходимият брой служители.
Каква е разликата между отчитане на присъствието и контрол на смените?
Отчитането на присъствието регистрира пристиганията, заминаванията и присъствието на служителите. Контролът на смените допълнително оценява дали конкретната смяна е била правилно заета и дали съответства на необходимия брой лица.
Могат ли данните да се използват и за изчисляване на отработените часове и експорти?
Да. Системата за присъствие позволява автоматично генериране на присъствени форми, експорти и отчети с изчислен работен фонд, така че служи като основа за контрол на отработеното време и за по-нататъшна вътрешна или ведомостна обработка.
Може ли системата да известява за незаета смяна?
Да. Ако служителят или необходимият брой служители не започнат работа до началото на смяната, системата автоматично уведомява отговорното лице, за да може ситуацията да бъде разрешена бързо.
