Дигитални формуляри

Безплатна консултация

Дигитален запис вместо хартия

Заменете хартиените формуляри и се възползвайте от предимствата на дигиталните технологии.

Попълване директно в работния процес

Дигитален запис от терен, автоматично архивиране.

По-малко преписване и грешки

Без преписване, елиминиране на грешките благодарение на предварително зададени опции за попълване.

Данните са налични веднага

Онлайн, данните са достъпни незабавно навсякъде, където има интернет връзка.

Какво представляват дигиталните формуляри

Дигиталните формуляри са електронна замяна на хартиените формуляри за регистрация, контрол и потвърждение на важни дейности. Те могат да се попълват директно на мобилен телефон или таблет, така че данните се създават веднага в дигитален вид, отпада ръчното преписване, ускорява се обработката на записите и се намалява рискът от грешки, които обикновено възникват при прехвърляне на информация от хартия в системата.

Как работи



1. Създавате шаблон на формуляр

Администраторът подготвя формуляра според конкретния работен процес, проверка или работна процедура.



2. Служителят попълва формуляра на мобилен телефон

Попълването става директно в мобилния терминал или таблет, включително подпис, прикачени файлове и задължителни полета.



3. Данните се съхраняват електронно

Попълненият формуляр се изпраща на сървъра, където е готов за търсене, проверка и по-нататъшна работа.



4. Свързвате експорти, отчети и известия

Формулярите могат да се преглеждат, експортират и при нужда автоматично да се разпращат или използват в други процеси.

По-висока достоверност на записа и по-добра одитна следа

Ако фирмата все още работи с хартиени формуляри, тя често се сблъсква с един и същ проблем: записът съществува, но неговото намиране, проверка и по-нататъшна обработка отнемат излишно време. Дигиталните формуляри TOUCHGUARD помагат за прехвърлянето на този процес в електронна форма, която е по-ясна и по-добре подготвена за ежедневната работа.

Резултатът е не само по-малко хартия, но и по-малко място за неточности, разпокъсана отчетност и последващо преписване. При необходимост може да се работи и с данни за местоположението, ако фирмата използва GPS.

Попълване на формуляри на мобилен телефон и таблет

Попълването на формуляра става директно на мобилен телефон, таблет или компютър, така че не е необходимо да се записват данни на хартия и впоследствие да се преписват ръчно в системата. Потребителят избира формуляр, попълва необходимите данни и след изпращане записът се съхранява на сървъра.



Формулярите могат да се създават и управляват в уеб интерфейса на компютър. Според нуждите те могат да бъдат присвоени към различни дейности. Всичко това дистанционно от удобството на офиса.



Дигиталните формуляри се адаптират както към малки телефони, така и към големи таблети. Зависи от конкретния случай на употреба.

Какво носят дигиталните формуляри

По-висока достоверност на записа

Дигиталният формуляр създава по-ясен и по-добре доказуем запис от хартията, която може да се загуби, повреди или промени със задна дата.

По-добра проследимост

Попълнените формуляри се съхраняват електронно и могат лесно да бъдат намерени, прегледани, филтрирани или използвани за последващ контрол.

По-малко преписване в Excel

Данните се създават директно в дигитален вид, така че отпада обичайната междинна стъпка, при която служителят попълва хартия, а някой друг я преписва в таблица.

По-бърза работа в работния процес

Формулярите могат да се попълват директно в мобилния терминал или таблет, включително подпис, прикачени файлове, фотодокументация и задължителни полета.

Какви данни могат да се събират във формулярите

Текстови и цифрови данни

имена, бележки, описания на дефекти
бройки, стойности, отчитания и измервания
дата и други основни оперативни данни

Контролни отговори

да / не
избор от предварително подготвени опции
множество отговори чрез отметки

Доказателствени и придружаващи данни

подпис на отговорното лице
фотодокументация и прикачени файлове
опционално и данни за местоположение при използване на GPS

Собствени формуляри според вашите процеси

Собствени шаблони на формуляри

Администраторът създава формуляри по мярка според конкретния работен процес, работна процедура или тип проверка. Могат да се дефинират отделните елементи на формуляра и техният ред.

Задължителни полета и контрол на изпращането

Избрани полета могат да бъдат маркирани като задължителни. Така формулярът няма да може да бъде изпратен без попълване на ключови данни или без изпълнение на зададените условия.

Съхранение на сървъра и централно управление

Попълнените и изпратени формуляри се съхраняват директно на сървъра, а не само в паметта на мобилното устройство. Благодарение на това те са достъпни за по-нататъшна обработка и контрол.

Множество типове полета

Формулярът може да съдържа текстови и цифрови полета, дата, отметки, избор от предварително дефинирани опции, заглавия, разделители на секции или собствени изображения.

Повтарящи се групи от елементи

Във формуляра могат да се вмъкват групи от елементи, които потребителят може да добавя многократно по време на попълването. Това е полезно например при заснемане на няколко снимки или при записване на няколко дефекта.

Отчети, филтриране и експортиране

Изпратените формуляри могат да се преглеждат, филтрират по дата, потребител или статус и да се експортират в PDF и CSV за по-нататъшна работа или архивиране.

Подпис, прикачени файлове и фотодокументация

Част от формуляра може да бъде подпис директно върху мобилното устройство, прикачени файлове и фотодокументация от мястото на проверката или интервенцията.

Изброими типове и важни състояния

Предварително подготвените списъци със стойности ускоряват попълването на формуляра. Избраните отговори могат едновременно да бъдат маркирани като важни или анулиращи, за да се виждат бързо в системата.

Известия и автоматично изпращане

Създаването на формуляр или избрано събитие може да бъде последвано от известие по имейл. Отчетите могат също така да се разпращат автоматично периодично.

Свързване с други функции на TOUCHGUARD

Формуляри и онлайн патрули

Формулярите могат да се използват във връзка с контролни точки и патрули, така че проверката не означава само потвърждение на присъствие, но и записване на конкретни данни.

Формуляри и оборудване

Към базата данни с оборудване могат да се присвоят формуляри и след сканиране на оборудването чрез баркод или NFC на потребителя да се предложи съответният формуляр, предварително попълнен с данни за оборудването.

Формуляри и самотен служител

Служителите на терен могат да изпращат отчети отвсякъде, където ги отведат служебните им задължения.

Формуляри и посещения

Чрез вграждане на формуляр в посещенията може детайлно да се персонализира процесът на посещение за всеки обект, включително подпис, инструкции или други задължителни данни.

Къде най-често се използват дигиталните формуляри

За кого е подходящо решението

Често задавани въпроси

Възможно ли е да се използват и данни за местоположение?

Да, данните за местоположение могат да бъдат част от решението, ако фирмата използва GPS.

Как да получите демонстрация на решението?

Достатъчно е да се свържете с нас и с удоволствие ще ви представим решението според типа на вашата дейност.

Могат ли да се задават задължителни полета?

Да, важните данни могат да бъдат маркирани като задължителни, така че формулярът да не може да бъде изпратен без тяхното попълване.

Могат ли попълнените формуляри да се експортират?

Да, формулярите могат да се преглеждат, да се експортират в PDF или CSV и да се изпращат по електронен път до определени адреси.

Могат ли формулярите да бъдат свързани с устройства или контролни точки?

Да, TOUCHGUARD позволява свързването на формуляри с други функции на системата, например с устройства или контролни точки.

Работят ли формулярите и за служители на терен?

Да, формулярите са предназначени за попълване на мобилни терминали и са подходящи за служители извън офиса или производствената база.

Още въпроси и отговори

Инструкции