Digitálny záznam namiesto papiera
Nahraďte papierové formuláre a využite výhody digitálnej technológie.
Plnenie na mieste
Digitálny záznam z terénu, automatická archivácia.
Menej preklepov a chýb
Žiadne prepisovanie, eliminácia chýb vďaka predvoleným možnostiam vypĺňania.
Okamžite dostupné údaje
Online, dáta sú dostupné okamžite kdekoľvek, kde je pripojenie k internetu.
Čo sú digitálne formuláre
Digitálne formuláre sú elektronickou náhradou papierových formulárov na zaznamenávanie, kontrolu a potvrdzovanie dôležitých činností. Možno ich vyplniť priamo v mobilnom telefóne alebo tablete, takže údaje sa vytvárajú priamo v digitálnej podobe, čím sa eliminuje ručný prepis, urýchľuje sa spracovanie záznamov a znižuje sa riziko chýb, ktoré bežne vznikajú pri prenose informácií z papiera do systému.
Ako to funguje
1. Vytvorte šablónu formulára
Správca pripraví formulár podľa konkrétnej operácie, kontroly alebo pracovného postupu.
2. Pracovník vyplní formulár v mobilnom telefóne
Vyplnenie prebieha priamo v mobilnom termináli alebo tablete vrátane podpisu, príloh a povinných polí.
3. Údaje sú uložené elektronicky
Vyplnený formulár sa odošle na server, kde je pripravený na sledovanie, kontrolu a ďalšiu prácu.
4. Nastavenie exportov, hlásení a oznámení
Formuláre možno podľa potreby zobrazovať, exportovať a automaticky odosielať alebo používať v iných procesoch.
Vyššia dôveryhodnosť záznamu a lepší audit trail
Ak spoločnosť stále pracuje s papierovými formulármi, často čelí rovnakému problému: záznam existuje, ale jeho dohľadanie, kontrola a ďalšie spracovanie stojí zbytočne veľa času. Digitálne formuláre TOUCHGUARD pomáhajú previesť tento proces do elektronickej podoby, ktorá je prehľadnejšia a lepšie pripravená na každodennú prevádzku.
Výsledkom je nielen menej papiera, ale aj menší priestor pre nepresnosti, roztrieštené vedenie záznamov a následné prepisovanie. V prípade potreby je možné pracovať aj s údajmi o polohe, ak spoločnosť používa GPS.
Jedno riešenie pre desiatky typov formulárov
- TOUCHGUARD nemá jednu pevnú formu. Správca môže vytvoriť vlastné šablóny podľa konkrétnej operácie, úlohy, typu kontroly alebo interného postupu.
- Formuláre môžu obsahovať textové a číselné polia, výbery možností, zaškrtávacie políčka, dátum, podpis, prílohy, fotodokumentáciu a opakovateľné skupiny prvkov.
- Upravujte formuláre vo webovom rozhraní a synchronizujte ich s mobilnými telefónmi a tabletmi.
- Vďaka tomu je toto riešenie vhodné pre výrobné podniky, priemysel, logistiku, údržbu, správu zariadení a pracovníkov v teréne.
- Nájdite riešenie, ktoré je vhodné pre vašu spoločnosť.
Vypĺňanie formulárov na mobile a tablete
Vyplnenie formulára prebieha priamo na mobilnom telefóne, tablete alebo počítači, takže nie je potrebné zapisovať údaje na papier a potom ich ručne prepisovať do systému. Používateľ vyberie formulár, vyplní požadované údaje a po odoslaní sa záznam uloží na server.
Formuláre možno vytvárať a spravovať vo webovom rozhraní na počítači. Podľa potreby ich možno priradiť k rôznym činnostiam. Všetko na diaľku z pohodlia kancelárie.
Digitálne formuláre sa prispôsobujú malým telefónom a veľkým tabletom. Závisí to od konkrétneho prípadu použitia.
Čo prinášajú digitálne formuláre
Vyššia dôveryhodnosť záznamu
Digitálny formulár vytvára prehľadnejší a ľahšie zdokumentovateľný záznam ako papier, ktorý sa môže stratiť, poškodiť alebo obrátiť.
Lepšia vysledovateľnosť
Vyplnené formuláre sa ukladajú elektronicky a možno ich ľahko načítať, prezerať, filtrovať alebo použiť na ďalšie preskúmanie.
Menej písania do programu Excel
Údaje sa vytvárajú priamo v digitálnej forme, takže nie je potrebný obvyklý medzistupeň, keď pracovník vyplní papier a niekto iný ho prepíše do tabuľky.
Rýchlejšia práca v prevádzke
Formuláre možno vyplniť priamo v mobilnom termináli alebo tablete vrátane podpisu, príloh, fotodokumentácie a povinných polí.
Aké údaje možno zhromažďovať vo formulároch
Textové a číselné údaje
- názvy, poznámky, opisy chýb
- počty, hodnoty, údaje a merania
- dátum a ďalšie základné prevádzkové údaje
Kontrolné odpovede
- áno / nie
- výber z vopred pripravených možností
- viacero odpovedí prostredníctvom zaškrtávacích políčok
Dôkazy a podporné údaje
- podpis zodpovednej osoby
- fotodokumentácia a prílohy
- voliteľné údaje o polohe pri použití GPS
Vlastné formuláre podľa vašich procesov
Vlastné šablóny formulárov
Správca vytvára formuláre prispôsobené konkrétnej operácii, pracovnému postupu alebo typu kontroly. Jednotlivé položky formulára a ich poradie je možné definovať.
Povinné polia a kontrola odosielania
Vybrané polia môžete označiť ako povinné. Formulár nie je možné odoslať bez vyplnenia kľúčových údajov alebo bez splnenia stanovených podmienok.
Ukladanie na serveri a centrálna správa
Vyplnené a odoslané formuláre sa ukladajú priamo na server, nielen do pamäte mobilného zariadenia. Vďaka tomu sú k dispozícii na ďalšie spracovanie a kontrolu.
Viacero typov polí
Formulár môže obsahovať textové a číselné polia, dátum, zaškrtávacie políčka, výber preddefinovaných možností, nadpisy, oddeľovače sekcií alebo vlastné obrázky.
Opakovateľné skupiny prvkov
Do formulára je možné vložiť skupiny prvkov, ktoré môže používateľ opakovane pridávať počas vypĺňania formulára. To je užitočné napríklad pri zhotovovaní viacerých fotografií alebo pri zaznamenávaní viacerých porúch.
Správy, filtrovanie a exporty
Odoslané formuláre možno prezerať, filtrovať podľa dátumu, používateľa alebo stavu a exportovať do PDF a CSV na ďalšiu prácu alebo archiváciu.
Podpis, prílohy a fotodokumentácia
Formulár môže obsahovať podpis priamo v mobilnom zariadení, priložené súbory a fotodokumentáciu z miesta kontroly alebo zásahu.
Výčtové typy a dôležité stavy
Predpripravené zoznamy hodnôt urýchľujú vypĺňanie formulára. Vybrané odpovede možno tiež označiť ako dôležité alebo neplatné, aby boli v systéme rýchlo viditeľné.
Oznámenia a automatické odosielanie
Po vytvorení formulára alebo vybranej udalosti môže nasledovať e-mailové upozornenie. Správy sa môžu odosielať aj automaticky v pravidelných intervaloch.
Prepojenie s ďalšími funkciami TOUCHGUARD
Formuláre a online úlohy
Formuláre sa môžu používať v spojení s kontrolnými bodmi a pochôdzkami, aby kontrola nebola len potvrdením prítomnosti, ale aj zaznamenaním konkrétnych údajov.
Formuláre a vybavenie
Formuláre možno priradiť k databáze zariadení a po načítaní zariadenia pomocou čiarového kódu alebo NFC sa používateľovi ponúkne príslušný formulár s vopred vyplnenými údajmi o zariadení.
Formuláre a osamelý pracovník
Pracovníci v teréne sa môžu hlásiť odkiaľkoľvek, kam ich zavedú ich pracovné povinnosti.
Formuláre a návštevy
Vložením formulára do návštevy možno proces návštevy podrobne prispôsobiť každému zariadeniu vrátane podpisov, pokynov alebo iných povinných informácií.
Kde sa najčastejšie používajú digitálne formuláre
Výroba a priemysel
Kontroly pracoviska, kontrolné zoznamy zmien, interné audity, záznamy o závadách, servisné denníky a prevádzkové záznamy.
Údržba a servis
Zásahové protokoly, záznamy o opravách, kontroly zariadení, revízie a fotodokumentácia na mieste.
Logistika a sklady
Kontroly vozidiel, preberanie, nakladanie a vykladanie, odovzdávacie protokoly alebo pravidelné prevádzkové kontroly.
Terénni pracovníci
Mobilné formuláre pre prácu mimo kancelárie, kde je dôležitá rýchlosť vyplnenia, prehľad o vykonanej činnosti a prepojenie s ostatnými funkciami systému.
Príklady formulárov
Audit pracoviska
Kontrolný zoznam BOZP
Kontrola požiaru
Kontrolný formulárHlásenie chýb
Servisný protokol
Protokol o revízii
Prenosový protokol
Ovládanie výstupu
Vstupné ovládanie
Kontrola vozidla
Denný kontrolný zoznam
Týždenná kontrola
Mesačná kontrola
Záznamy o údržbe
Prevádzkový denník
Záznamy o čistení
Kontrola skladu
Načítavanie
Vykladanie
Inštalačný protokol
Záznam v teréne
Fotodokumentácia
Záznam o intervencii
Kontrola zariadenia
Oprava zariadení
Kontrola osobných ochranných pracovných prostriedkov
Ovládanie radenia
Kontrolný zoznam pre inšpekciu
Vnútorný audit
Pre koho je riešenie vhodné
Často kladené otázky
Je možné použiť aj údaje o polohe?
Áno, údaje o polohe môžu byť súčasťou riešenia, ak spoločnosť používa GPS.
