Digitale Formulare

Unverbindliche Beratung

Digitale Aufzeichnung statt Papier

Ersetzen Sie Papierformulare und nutzen Sie die Vorteile digitaler Technologie.

Befüllung vor Ort

Digitale Erfassung im Außeneinsatz, automatische Archivierung.

Weniger Tippfehler und Fehler

Kein Übertragen von Daten, Fehlervermeidung durch vordefinierte Auswahlmöglichkeiten.

Daten sofort verfügbar

Online, Daten sind sofort überall dort verfügbar, wo eine Internetverbindung besteht.

Was sind digitale Formulare?

Digitale Formulare sind ein elektronischer Ersatz für Papierformulare zum Erfassen, Überprüfen und Bestätigen wichtiger Vorgänge. Sie können direkt auf einem Mobiltelefon oder Tablet ausgefüllt werden, so dass die Daten direkt in digitaler Form erstellt werden. Dadurch entfällt die manuelle Transkription, die Bearbeitung der Datensätze wird beschleunigt und das Risiko von Fehlern, die häufig bei der Übertragung von Informationen von Papier in das System auftreten, wird reduziert.

Wie es funktioniert

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1. eine Formularvorlage erstellen

Der Administrator bereitet das Formular entsprechend dem jeweiligen Vorgang, der Kontrolle oder dem Workflow vor.

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2. Der Mitarbeiter füllt das Formular auf dem Mobiltelefon aus

Das Ausfüllen erfolgt direkt auf dem mobilen Endgerät oder Tablet, einschließlich Unterschrift, Anhängen und Pflichtfeldern.

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3. Daten werden elektronisch gespeichert

Das ausgefüllte Formular wird an den Server geschickt, wo es zur Nachverfolgung, Überprüfung und weiteren Bearbeitung bereitsteht.

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4. Exporte, Berichte und Benachrichtigungen einrichten

Formulare können angezeigt, exportiert und automatisch verschickt oder in anderen Prozessen verwendet werden.

Höhere Glaubwürdigkeit der Aufzeichnung und besserer Prüfpfad

Wenn ein Unternehmen noch mit Papierformularen arbeitet, steht es oft vor demselben Problem: Der Datensatz ist zwar vorhanden, aber das Aufspüren, Überprüfen und Weiterverarbeiten kostet unnötig Zeit. Die digitalen Formulare von TOUCHGUARD helfen dabei, diesen Prozess in ein elektronisches Format umzuwandeln, das übersichtlicher und besser für den täglichen Betrieb vorbereitet ist.

Das Ergebnis ist nicht nur weniger Papier, sondern auch weniger Raum für Ungenauigkeiten, fragmentierte Aufzeichnungen und nachträgliches Umschreiben. Bei Bedarf kann auch mit Standortdaten gearbeitet werden, wenn das Unternehmen GPS verwendet.

Ausfüllen von Formularen auf Handy und Tablet

Das Ausfüllen des Formulars erfolgt direkt auf Ihrem Handy, Tablet oder PC, so dass Sie die Daten nicht auf Papier schreiben und dann manuell in das System übertragen müssen. Der Benutzer wählt das Formular aus, füllt die erforderlichen Daten aus und nach dem Absenden wird der Datensatz auf dem Server gespeichert.

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Formulare können über die Weboberfläche auf einem PC erstellt und verwaltet werden. Sie können je nach Bedarf verschiedenen Aktivitäten zugewiesen werden. Und das alles bequem von Ihrem Büro aus.

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Digitale Formulare passen sich an kleine Telefone und große Tablets an. Das hängt von dem jeweiligen Anwendungsfall ab.

Was digitale Formen bringen

Höhere Glaubwürdigkeit der Aufzeichnung

Ein digitales Formular schafft eine klarere und leichter zu dokumentierende Aufzeichnung als Papier, das verloren gehen, beschädigt oder umgedreht werden kann.

Bessere Rückverfolgbarkeit

Die ausgefüllten Formulare werden elektronisch gespeichert und können leicht abgerufen, angesehen, gefiltert oder für weitere Überprüfungen verwendet werden.

Weniger Tipparbeit in Excel

Die Daten werden direkt in digitaler Form erstellt, so dass der übliche Zwischenschritt entfällt, bei dem ein Mitarbeiter einen Zettel ausfüllt und ein anderer ihn in eine Tabellenkalkulation überträgt.

Schnelleres Arbeiten im Betrieb

Formulare können direkt auf dem mobilen Terminal oder Tablet ausgefüllt werden, einschließlich Unterschrift, Anhängen, Fotodokumentation und Pflichtfeldern.

Welche Daten können in den Formularen erfasst werden?

Text und numerische Daten

Namen, Notizen, Beschreibungen von Mängeln
Zählungen, Werte, Messwerte und Messungen
Datum und andere grundlegende Betriebsdaten

Antworten kontrollieren

ja / nein
Auswahl an vorgefertigten Optionen
Mehrfachantworten über Kontrollkästchen

Beweise und unterstützende Daten

Unterschrift der verantwortlichen Person
Fotodokumentation und Anhänge
optionale Standortdaten bei Verwendung von GPS

Maßgeschneiderte Formulare für Ihre Prozesse

Benutzerdefinierte Formularvorlagen

Der Administrator erstellt Formulare, die auf einen bestimmten Vorgang, Arbeitsablauf oder eine Art von Kontrolle zugeschnitten sind. Einzelne Formularelemente und ihre Reihenfolge können definiert werden.

Erforderliche Felder und Eingabekontrolle

Ausgewählte Felder können als Pflichtfelder markiert werden. Das Formular kann nicht abgeschickt werden, ohne dass die Schlüsseldaten ausgefüllt sind oder die festgelegten Bedingungen erfüllt sind.

Speicherung auf dem Server und zentrale Verwaltung

Ausgefüllte und abgeschickte Formulare werden direkt auf dem Server gespeichert, nicht nur im Speicher des mobilen Geräts. So stehen sie für die weitere Bearbeitung und Überprüfung zur Verfügung.

Mehrere Feldtypen

Das Formular kann Text- und numerische Felder, ein Datum, Kontrollkästchen, eine Auswahl an vordefinierten Optionen, Überschriften, Abschnittstrenner oder benutzerdefinierte Bilder enthalten.

Wiederholbare Gruppen von Elementen

Es ist möglich, Gruppen von Elementen in das Formular einzufügen, die der Benutzer beim Ausfüllen des Formulars wiederholt hinzufügen kann. Dies ist z.B. nützlich, wenn Sie mehrere Fotos machen oder mehrere Fehler aufnehmen.

Berichte, Filterung und Exporte

Eingereichte Formulare können eingesehen, nach Datum, Benutzer oder Status gefiltert und zur weiteren Bearbeitung oder Archivierung als PDF oder CSV exportiert werden.

Unterschrift, Anhänge und Fotodokumentation

Das Formular kann eine Unterschrift direkt auf dem mobilen Gerät, angehängte Dateien und eine Fotodokumentation vom Ort der Inspektion oder Intervention enthalten.

Aufzählungstypen und wichtige Zustände

Vorgefertigte Listen mit Werten beschleunigen das Ausfüllen des Formulars. Ausgewählte Antworten können auch als wichtig oder ungültig markiert werden, damit sie im System schnell sichtbar sind.

Benachrichtigungen und automatischer Versand

Nach der Erstellung eines Formulars oder einem ausgewählten Ereignis können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten. Berichte können auch regelmäßig und automatisch verschickt werden.

Verknüpfung mit weiteren TOUCHGUARD-Funktionen

Formulare und Online-Besorgungen

Die Formulare können in Verbindung mit Kontrollpunkten und Botengängen verwendet werden, so dass die Kontrolle nicht nur eine Bestätigung der Anwesenheit ist, sondern auch die Erfassung bestimmter Daten.

Formulare und Ausrüstung

Formulare können der Gerätedatenbank zugewiesen werden, und sobald das Gerät per Barcode oder NFC geladen wurde, kann dem Benutzer das entsprechende Formular mit den Gerätedaten vorausgefüllt angeboten werden.

Formulare und Alleinarbeiter

Außendienstmitarbeiter können sich von jedem Ort aus melden, an dem sie tätig sind.

Formulare und Besuche

Durch die Einbettung des Formulars in die Besuche kann der Besuchsprozess im Detail auf jede Einrichtung zugeschnitten werden, einschließlich Unterschriften, Anweisungen oder anderer obligatorischer Informationen.

Wo digitale Formulare am häufigsten verwendet werden

Für wen die Lösung geeignet ist

Häufig gestellte Fragen

Ist es auch möglich, Standortdaten zu verwenden?

Ja, Standortdaten können Teil der Lösung sein, wenn das Unternehmen GPS verwendet.

Weitere Fragen und Antworten

Anleitungen

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