Zapis cyfrowy zamiast papieru
Zastąp formularze papierowe i wykorzystaj zalety technologii cyfrowej.
Wypełnianie bezpośrednio w miejscu pracy
Cyfrowy zapis z terenu, automatyczna archiwizacja.
Mniej przepisywania i błędów
Brak przepisywania, eliminacja błędów dzięki predefiniowanym opcjom wypełniania.
Dane dostępne natychmiast
Online, dane są dostępne natychmiast w dowolnym miejscu z dostępem do Internetu.
Czym są formularze cyfrowe
Formularze cyfrowe to elektroniczny zamiennik formularzy papierowych służący do ewidencji, kontroli i potwierdzania ważnych czynności. Można je wypełniać bezpośrednio na telefonie lub tablecie, dzięki czemu dane powstają od razu w formie cyfrowej, co eliminuje ręczne przepisywanie, przyspiesza przetwarzanie wpisów i zmniejsza ryzyko błędów, które powszechnie powstają podczas przenoszenia informacji z papieru do systemu.
Jak to działa
1. Tworzysz szablon formularza
Administrator przygotowuje formularz zgodnie ze specyfiką danej operacji, kontroli lub procedury roboczej.
2. Pracownik wypełnia formularz na telefonie
Wypełnianie odbywa się bezpośrednio w terminalu mobilnym lub na tablecie, wraz z podpisem, załącznikami i polami obowiązkowymi.
3. Dane są zapisywane elektronicznie
Wypełniony formularz jest przesyłany na serwer, gdzie jest gotowy do wyszukania, kontroli i dalszej pracy.
4. Konfigurujesz eksporty, raporty i powiadomienia
Formularze można wyświetlać, eksportować i w razie potrzeby automatycznie rozsyłać lub wykorzystywać w innych procesach.
Wyższa wiarygodność zapisu i lepsza ścieżka audytu
Jeśli firma nadal pracuje z formularzami papierowymi, często boryka się z tym samym problemem: zapis wprawdzie istnieje, ale jego wyszukanie, kontrola i dalsze przetwarzanie zajmują niepotrzebny czas. Formularze cyfrowe TOUCHGUARD pomagają przenieść ten proces do formy elektronicznej, która jest bardziej przejrzysta i lepiej przygotowana do codziennej pracy.
Rezultatem jest nie tylko mniej papieru, ale także mniejsze pole do nieścisłości, rozproszonej ewidencji i późniejszego przepisywania. W razie potrzeby można również pracować z danymi lokalizacyjnymi, jeśli firma korzysta z GPS.
Jedno rozwiązanie dla dziesiątek typów formularzy
- TOUCHGUARD to nie jeden sztywno określony formularz. Administrator może tworzyć własne szablony zgodnie z konkretną operacją, stanowiskiem pracy, typem kontroli lub procedurą wewnętrzną.
- Formularze mogą zawierać pola tekstowe i numeryczne, wybór z opcji, pola wyboru (checkboxy), datę, podpis, załączniki, dokumentację fotograficzną oraz powtarzalne grupy elementów.
- Edycja formularzy jest możliwa w interfejsie webowym i może być synchronizowana z telefonami komórkowymi oraz tabletami.
- Dzięki temu rozwiązanie jest odpowiednie dla firm produkcyjnych, przemysłu, logistyki, utrzymania ruchu, facility managementu oraz pracowników terenowych.
- Znajdź rozwiązanie odpowiednie dla Twojej firmy.
Wypełnianie formularzy na telefonie i tablecie
Wypełnianie formularza odbywa się bezpośrednio na telefonie, tablecie lub komputerze PC, dzięki czemu nie ma potrzeby zapisywania danych na papierze, a następnie ich ręcznego przepisywania do systemu. Użytkownik wybiera formularz, wypełnia wymagane dane, a po wysłaniu wpis zostaje zapisany na serwerze.
Formularze można tworzyć i zarządzać nimi w interfejsie webowym na komputerze PC. W zależności od potrzeb można je przypisać do różnych czynności. Wszystko zdalnie, z wygodnego biura.
Formularze cyfrowe dostosowują się zarówno do małych telefonów, jak i dużych tabletów. Zależy to od konkretnego przypadku użycia.
Co dają formularze cyfrowe
Wyższa wiarygodność zapisu
Formularz cyfrowy tworzy bardziej przejrzysty i łatwiejszy do udokumentowania zapis niż papier, który może się zgubić, ulec uszkodzeniu lub zostać zmieniony wstecznie.
Lepsza wyszukiwalność
Wypełnione formularze są przechowywane elektronicznie i można je łatwo wyszukać, wyświetlić, filtrować lub wykorzystać do dalszej kontroli.
Mniej przepisywania do Excela
Dane powstają od razu w formie cyfrowej, co eliminuje powszechny krok pośredni, w którym pracownik wypełnia papier, a inna osoba przepisuje go do tabeli.
Szybsza praca operacyjna
Formularze można wypełnić bezpośrednio w terminalu mobilnym lub na tablecie, wraz z podpisem, załącznikami, dokumentacją fotograficzną i polami obowiązkowymi.
Jakie dane można zbierać w formularzach
Dane tekstowe i numeryczne
- imiona, notatki, opisy usterek
- ilości, wartości, odczyty i pomiary
- data i inne podstawowe dane operacyjne
Odpowiedzi kontrolne
- tak / nie
- wybór z przygotowanych wcześniej opcji
- wiele odpowiedzi za pomocą pól wyboru (checkboxów)
Dane dowodowe i towarzyszące
- podpis osoby odpowiedzialnej
- dokumentacja fotograficzna i załączniki
- opcjonalnie również dane lokalizacyjne przy użyciu GPS
Własne formularze zgodnie z Twoimi procesami
Własne szablony formularzy
Administrator tworzy formularze na miarę, zgodnie z konkretną operacją, procedurą roboczą lub typem kontroli. Można definiować poszczególne elementy formularza oraz ich kolejność.
Pola obowiązkowe i kontrola wysyłania
Wybrane pola można oznaczyć jako obowiązkowe. Dzięki temu formularza nie będzie można wysłać bez wypełnienia kluczowych danych lub bez spełnienia ustawionych warunków.
Zapis na serwerze i centralne zarządzanie
Wypełnione i wysłane formularze są zapisywane bezpośrednio na serwerze, a nie tylko w pamięci urządzenia mobilnego. Dzięki temu są dostępne do dalszego przetwarzania i kontroli.
Więcej typów pól
Formularz może zawierać pola tekstowe i numeryczne, datę, pola wyboru (checkboxy), wybór z predefiniowanych opcji, nagłówki, separatory sekcji lub własne obrazy.
Powtarzalne grupy elementów
Do formularza można wstawić grupy elementów, które użytkownik może wielokrotnie dodawać podczas wypełniania. Jest to przydatne na przykład przy robieniu wielu zdjęć lub przy zapisywaniu wielu usterek.
Raporty, filtrowanie i eksporty
Wysłane formularze można przeglądać, filtrować według daty, użytkownika lub statusu oraz eksportować do formatów PDF i CSV w celu dalszej pracy lub archiwizacji.
Podpis, załączniki i dokumentacja fotograficzna
Częścią formularza może być podpis bezpośrednio na urządzeniu mobilnym, załączone pliki oraz dokumentacja fotograficzna z miejsca kontroli lub interwencji.
Typy wyliczeniowe i ważne statusy
Przygotowane wcześniej listy wartości przyspieszają wypełnianie formularza. Wybrane odpowiedzi można jednocześnie oznaczyć jako ważne lub unieważniające, aby były szybko widoczne w systemie.
Powiadomienia i automatyczne wysyłanie
Po utworzeniu formularza lub wystąpieniu wybranego zdarzenia może nastąpić powiadomienie e-mailem. Raporty można również regularnie rozsyłać automatycznie.
Połączenie z innymi funkcjami TOUCHGUARD
Formularze i obchody online
Formularze można wykorzystywać w powiązaniu z punktami kontrolnymi i obchodami, dzięki czemu kontrola oznacza nie tylko potwierdzenie obecności, ale także zapisanie konkretnych danych.
Formularze i urządzenia
Do bazy danych urządzeń można przypisać formularze, a po zeskanowaniu urządzenia za pomocą kodu kreskowego lub NFC zaoferować użytkownikowi odpowiedni formularz wstępnie wypełniony danymi o urządzeniu.
Formularze i samotny pracownik
Pracownicy terenowi mogą przesyłać zgłoszenia z dowolnego miejsca, do którego zaprowadzą ich obowiązki służbowe.
Formularze i wizyty
Poprzez osadzenie formularza w wizytach można szczegółowo dostosować proces wizyty do każdego obiektu, włączając w to podpis, instruktaż lub inne dane obowiązkowe.
Gdzie najczęściej wykorzystuje się formularze cyfrowe
Produkcja i przemysł
Kontrole stanowisk pracy, checklisty zmianowe, audyty wewnętrzne, zapisy o usterkach, protokoły serwisowe i ewidencja operacyjna.
Utrzymanie ruchu i serwis
Protokoły z interwencji, ewidencja napraw, kontrole urządzeń, przeglądy i dokumentacja fotograficzna bezpośrednio na miejscu.
Logistyka i magazyny
Kontrole pojazdów, przyjęcia towaru, załadunek i rozładunek, protokoły przekazania lub regularne kontrole operacyjne.
Pracownicy terenowi
Mobilne formularze do pracy poza biurem, gdzie ważna jest szybkość wypełniania, przejrzystość wykonanych czynności i powiązanie z innymi funkcjami systemu.
Przykłady formularzy
Audyt stanowiska pracy
Checklista BHP
Kontrola przeciwpożarowa
Formularz kontrolnyZgłoszenie usterki
Protokół serwisowy
Protokół przeglądu
Protokół przekazania
Kontrola wyjściowa
Kontrola wejściowa
Kontrola pojazdu
Codzienna checklista
Kontrola tygodniowa
Kontrola miesięczna
Ewidencja utrzymania ruchu
Dziennik operacyjny
Ewidencja sprzątania
Kontrola magazynu
Załadunek
Rozładunek
Protokół montażowy
Zapis terenowy
Dokumentacja fotograficzna
Zapis z interwencji
Kontrola urządzenia
Naprawa urządzenia
Kontrola ŚOI
Kontrola zmiany
Checklista inspekcyjna
Audyt wewnętrzny
Dla kogo rozwiązanie jest odpowiednie
Często zadawane pytania
Czy formularze działają również w przypadku pracowników terenowych?
Tak, formularze są przeznaczone do wypełniania na terminalach mobilnych i nadają się również dla pracowników przebywających poza biurem lub zapleczem operacyjnym.
Czy formularze można powiązać z urządzeniami lub punktami kontrolnymi?
Tak, TOUCHGUARD umożliwia powiązanie formularzy z innymi funkcjami systemu, na przykład z urządzeniami lub punktami kontrolnymi.
Czy można ustawić pola obowiązkowe?
Tak, ważne dane można oznaczyć jako obowiązkowe, dzięki czemu formularza nie będzie można wysłać bez ich uzupełnienia.
Czy można wykorzystać również dane lokalizacyjne?
Tak, dane lokalizacyjne mogą być częścią rozwiązania, jeśli firma korzysta z GPS.
Czy wypełnione formularze można eksportować?
Tak, formularze można przeglądać, eksportować do formatu PDF lub CSV oraz przesyłać drogą elektroniczną na wskazane adresy.
Jak otrzymać prezentację rozwiązania?
Wystarczy się z nami skontaktować, a z przyjemnością zaprezentujemy rozwiązanie dopasowane do specyfiki Państwa działalności.