Podgląd realizacji online
Przełożony natychmiast widzi, które zadania zostały wykonane, które czekają na ukończenie, a które nie zostały zrealizowane w wymaganym terminie.
Jasne zlecanie pracy w telefonie
Pracownik ma zadanie bezpośrednio w aplikacji mobilnej, wraz z opisem, terminem, załącznikami i sposobem realizacji, dzięki czemu nie dochodzi do nieporozumień przy przekazywaniu informacji.
Wsparcie dla działań bieżących i planowanych
Jedno rozwiązanie obejmuje zadania jednorazowe, powtarzalne i planowane, co pozwala zarządzać w jednym systemie zarówno interwencjami nadzwyczajnymi, jak i długofalowymi działaniami operacyjnymi.
Standaryzacja procedur
Szablony, formularze i załączniki pomagają ujednolicić procedury robocze we wszystkich lokalizacjach, na zmianach i w poszczególnych zespołach.
Jak to działa
1. Utworzenie zadania
Administrator tworzy nowe zadanie, wybiera jego typ, dodaje opis, termin realizacji i określa, czy ma ono zostać wyświetlone konkretnemu użytkownikowi, czy na wybranym terminalu mobilnym. Opcjonalnie może jednocześnie ustawić warunek aktywnego obchodu, zeskanowanego punktu kontrolnego lub kombinację obu tych ograniczeń.
2. Ustawienie sposobu realizacji
W zależności od charakteru czynności można określić, czy zadanie zostanie zamknięte poprzez wybór statusu końcowego, wypełnienie formularza czy automatycznie po wystąpieniu zdefiniowanego zdarzenia.
3. Wyświetlenie w aplikacji mobilnej
Po zalogowaniu się pracownika do terminala mobilnego wyświetla się lista przydzielonych zadań. Jeśli ustawiono warunek obchodu, zadanie można wykonać tylko podczas aktywnego obchodu; jeśli ustawiono punkt kontrolny, można je zrealizować dopiero po zeskanowaniu wymaganego punktu kontrolnego, przy czym oba warunki mogą działać niezależnie lub jednocześnie.
4. Kontrola realizacji
Po wykonaniu lub niewykonaniu zadania w terminie, jego status jest widoczny w panelu webowym. Na podstawie wyników można uruchomić dalsze procesy workflow, kontrolę wewnętrzną lub powiadomienia dla osób odpowiedzialnych.
Kluczowe funkcje
Różne czynności wymagają różnych form potwierdzenia. Dlatego można wybrać taki sposób zamknięcia zadania, który odpowiada rzeczywistym operacjom i wymaganemu poziomowi kontroli.
Wybór statusu końcowego
Pracownik wybiera status, taki jak na przykład zamknięte, rozwiązane lub odrzucone. Ten sposób jest odpowiedni tam, gdzie wystarczy szybkie i przejrzyste potwierdzenie realizacji.
Wypełnienie formularza
Jeśli konieczne jest udokumentowanie szczegółów, zadanie można zamknąć dopiero po wypełnieniu wymaganego formularza. Jest to praktyczne na przykład przy kontroli urządzeń, inwentaryzacji lub interwencji technicznej.
Automatyczna realizacja zdarzeń
W niektórych procesach workflow zadanie można powiązać z konkretnym zdarzeniem. Po jego wystąpieniu system automatycznie uzna zadanie za zakończone.
Typy zadań
TOUCHGUARD obsługuje kilka trybów zlecania zadań, dzięki czemu system obejmuje zarówno interwencje jednorazowe, jak i regularną oraz długofalowo planowaną działalność.
Zadania jednorazowe
Odpowiednie dla nadzwyczajnych lub doraźnych potrzeb, na przykład przeprowadzenia kontroli, usunięcia usterki, uzupełnienia materiałów lub jednorazowej interwencji serwisowej.
Zadania powtarzalne
Po zrealizowaniu zadanie pojawi się ponownie automatycznie po ustawionym czasie. Ten tryb jest praktyczny w przypadku regularnych kontroli, konserwacji lub wewnętrznych rutyn operacyjnych.
Zadania planowane
Idealne dla działań rozłożonych w czasie, takich jak przeglądy, kontrole prewencyjne lub regularne zadania operacyjne z dokładnie określonym terminem wykonania.
Rozszerzenia i powiązania
W przypadku często powtarzających się procesów workflow można korzystać z szablonów zadań, które przyspieszają ich zlecanie i pomagają utrzymać jednolity standard we wszystkich lokalizacjach lub zespołach. Do zadań można jednocześnie dodawać załączniki, takie jak zdjęcia, instrukcje, dokumentację lub inne pliki niezbędne do wykonania czynności.
Powiązanie z obchodami i punktami kontrolnymi
W zadaniach można ustawić warunek aktywnego obchodu, zeskanowanego punktu kontrolnego lub oba jednocześnie, co jest odpowiednie dla operacji ochrony, kontroli serwisowych oraz precyzyjnie zdefiniowanych procedur w terenie.
Chcę wiedzieć więcej o obchodach
Połączenie z formularzami cyfrowymi
Zadanie może wymagać wypełnienia formularza, dzięki czemu pracownik przesyła nie tylko potwierdzenie, ale także ustrukturyzowany raport z kontroli lub interwencji.
Chcę wiedzieć więcej o formularzach
Gdzie wykorzystasz zadania
Funkcja Zadania znajdzie zastosowanie wszędzie tam, gdzie zachodzi potrzeba zlecania działań w terenie, pilnowania terminów i posiadania wstecznej możliwości weryfikacji wyników.
Ochrona i usługi bezpieczeństwa
- Zadania nadzwyczajne podczas zmiany.
- Kontrole ograniczone aktywnym obchodem, zeskanowanym punktem kontrolnym lub ich kombinacją.
- Potwierdzenie realizacji zadania bezpośrednio w telefonie.
Produkcja i operacje techniczne
- Prewencyjna konserwacja urządzeń.
- Długofalowo planowane działania operacyjne.
- Ewidencja realizacji zadań wraz z terminami i instrukcjami.
Facility management i zarządzanie budynkami
- Planowanie regularnych kontroli operacyjnych.
- Zlecanie czynności serwisowych i konserwacyjnych.
- Dokumentowanie wyniku za pomocą formularza lub załącznika.
Wewnętrzne procesy firmowe
- Przydzielanie zadań konkretnym osobom lub terminalom mobilnym.
- Ujednolicenie procesów za pomocą szablonów.
- Połączenie z innymi modułami systemu TOUCHGUARD.
Dla kogo rozwiązanie jest odpowiednie
Często zadawane pytania
Co oznacza zakończenie zadania statusem końcowym?
Na terminalu mobilnym wyświetli się lista utworzonych statusów zadań, a po wybraniu statusu końcowego zadanie zostanie zamknięte. Statusy końcowe służą na przykład do potwierdzenia, że zadanie zostało rozwiązane, zamknięte lub odrzucone.
Czy można przypisać zadanie do terminala mobilnego?
Tak, zadanie może być wyświetlane na konkretnym terminalu mobilnym. W takim przypadku będzie ono widoczne dla każdego użytkownika logującego się na dany terminal, o ile nie zostało jednocześnie ograniczone do konkretnego użytkownika.
Czy można wykorzystać również dane lokalizacyjne?
Tak, dane lokalizacyjne mogą być częścią rozwiązania, jeśli firma korzysta z GPS.
Czy można zablokować aplikację przed wykorzystywaniem telefonu do celów prywatnych?
Tak, TOUCHGUARD posiada funkcję „strażnika”, która blokuje telefon wyłącznie do wymaganych celów i zapobiega jego nadużywaniu do celów prywatnych. Dzięki temu nie jest możliwe przeglądanie Internetu ani korzystanie z mediów społecznościowych. Funkcja ta jest opcjonalna.
Czy warunek obchodu i punktu kontrolnego mogą być stosowane jednocześnie?
Tak, oba warunki są od siebie niezależne. Można zastosować tylko obchód, tylko punkt kontrolny lub oba ograniczenia jednocześnie.
Czy wykonanie zadania można ograniczyć do aktywnego obchodu?
Tak, w ustawieniach zadania można określić warunek aktywnego obchodu. W takim przypadku zadanie można wykonać tylko wtedy, gdy aktualnie trwa wymagany obchód.
Czy wykonanie zadania można ograniczyć do konkretnego punktu kontrolnego?
Tak, dla zadania można ustawić konkretny punkt kontrolny. Zadanie może wyświetlić się na terminalu, ale jego wykonanie będzie możliwe dopiero po odczytaniu wymaganego punktu kontrolnego.
Czy zadanie można przypisać do konkretnego pracownika?
Tak, zadanie można przypisać do konkretnego użytkownika, dzięki czemu po zalogowaniu będzie ono widoczne tylko dla wyznaczonej osoby. Jeśli użytkownik nie zostanie wybrany, zadanie może być dostępne dla wszystkich użytkowników w danej lokalizacji, zależnie od ustawień.
Jak otrzymać prezentację rozwiązania?
Wystarczy się z nami skontaktować, a z przyjemnością zaprezentujemy rozwiązanie dopasowane do specyfiki Państwa działalności.
Kiedy stosuje się potwierdzenie formularzem?
Potwierdzenie formularzem jest odpowiednie wszędzie tam, gdzie proste potwierdzenie nie wystarcza i konieczne jest udokumentowanie szczegółów. Zadanie zostaje zamknięte dopiero po wypełnieniu i przesłaniu wymaganego formularza.
W jaki sposób można wykonać zadanie?
Zadanie można wykonać poprzez wybór stanu końcowego, wypełnienie formularza lub realizację zdefiniowanego zdarzenia. Konkretny sposób jest ustawiany przez administratora podczas tworzenia zadania.
W jaki sposób można zlecić zadanie w systemie TOUCHGUARD?
Zadanie jest tworzone przez administratora w interfejsie webowym, gdzie określa on typ zadania, opis, termin wykonania oraz wskazuje adresata lub miejsce doręczenia. Zadanie można skierować do konkretnego użytkownika lub na terminal mobilny.