Online-Überblick über die Erfüllung
Der Vorgesetzte sieht sofort, welche Aufgaben erledigt sind, welche auf den Abschluss warten und welche nicht innerhalb der geforderten Frist erfüllt wurden.
Klare Aufgabenzuweisung auf dem Mobiltelefon
Der Mitarbeiter hat die Aufgabe direkt in der mobilen App, einschließlich Beschreibung, Frist, Anhängen und Erfüllungsmethode, sodass keine Unklarheiten bei der Informationsweitergabe entstehen.
Unterstützung für routinemäßige und geplante Aktivitäten
Eine einzige Lösung deckt einmalige, wiederkehrende und geplante Aufgaben ab, sodass außergewöhnliche Einsätze sowie langfristige betriebliche Aktivitäten in einem System gesteuert werden können.
Standardisierung von Abläufen
Vorlagen, Formulare und Anhänge helfen dabei, Arbeitsabläufe über Standorte, Schichten und einzelne Teams hinweg zu vereinheitlichen.
Wie es funktioniert
1. Erstellung einer Aufgabe
Der Administrator legt eine neue Aufgabe an, wählt den Aufgabentyp, fügt eine Beschreibung sowie die Frist hinzu und legt fest, ob sie einem bestimmten Benutzer oder auf einem ausgewählten mobilen Terminal angezeigt werden soll. Optional kann er gleichzeitig die Bedingung eines aktiven Rundgangs, eines gescannten Kontrollpunkts oder eine Kombination aus beiden Einschränkungen festlegen.
2. Festlegung der Erfüllungsmethode
Je nach Art der Tätigkeit kann festgelegt werden, ob die Aufgabe durch Auswahl eines Endstatus, Ausfüllen eines Formulars oder automatisch nach Durchführung eines definierten Ereignisses abgeschlossen wird.
3. Anzeige in der mobilen App
Nachdem sich der Mitarbeiter am mobilen Terminal angemeldet hat, wird eine Liste der zugewiesenen Aufgaben angezeigt. Wenn die Bedingung eines Rundgangs festgelegt ist, kann die Aufgabe nur während eines aktiven Rundgangs erfüllt werden; wenn ein Kontrollpunkt festgelegt ist, kann sie erst nach dem Scannen des erforderlichen Kontrollpunkts erfüllt werden, wobei beide Bedingungen unabhängig voneinander oder gleichzeitig funktionieren können.
4. Kontrolle der Erfüllung
Nach der Erfüllung oder Nichterfüllung einer Aufgabe innerhalb der Frist ist der Status in der Web-Übersicht sichtbar. An die Ergebnisse können weitere Workflows, interne Kontrollen oder Benachrichtigungen an verantwortliche Personen geknüpft werden.
Wesentliche Merkmale
Verschiedene Tätigkeiten erfordern unterschiedliche Bestätigungen. Daher kann eine Abschlussmethode für die Aufgabe gewählt werden, die dem realen Betrieb und dem gewünschten Kontrollniveau entspricht.
Auswahl des Endstatus
Der Mitarbeiter wählt einen Status wie zum Beispiel abgeschlossen, gelöst oder abgelehnt. Diese Methode eignet sich dort, wo eine schnelle und übersichtliche Bestätigung der Erfüllung ausreicht.
Ausfüllen eines Formulars
Wenn Details dokumentiert werden müssen, kann die Aufgabe erst nach dem Ausfüllen eines vorgeschriebenen Formulars abgeschlossen werden. Dies ist beispielsweise bei Geräteprüfungen, Inventuren oder technischen Einsätzen praktisch.
Automatische Erfüllung durch Ereignisse
Bei bestimmten Workflows kann die Aufgabe an ein konkretes Ereignis geknüpft werden. Nach dessen Erfüllung wertet das System die Aufgabe automatisch als abgeschlossen aus.
Arten von Aufgaben
TOUCHGUARD unterstützt mehrere Modi der Aufgabenvergabe, sodass das System sowohl einmalige Einsätze als auch regelmäßige und langfristig geplante Tätigkeiten abdeckt.
Einmalige Aufgaben
Geeignet für außergewöhnliche oder Ad-hoc-Anforderungen, wie zum Beispiel die Durchführung einer Kontrolle, die Behebung eines Defekts, das Nachfüllen von Material oder einen einmaligen Serviceeinsatz.
Wiederkehrende Aufgaben
Nach der Erfüllung erscheint die Aufgabe nach einer festgelegten Zeit automatisch erneut. Dieser Modus ist praktisch für regelmäßige Kontrollen, Wartungen oder interne Betriebsabläufe.
Geplante Aufgaben
Ideal für langfristig geplante Aktivitäten wie Revisionen, Präventivuntersuchungen oder regelmäßige Betriebsaufgaben mit einem genau festgelegten Ausführungstermin.
Erweiterung und Verknüpfung
Für häufig wiederkehrende Workflows können Aufgabenvorlagen genutzt werden, die die Eingabe beschleunigen und helfen, einen einheitlichen Standard über Standorte oder Teams hinweg einzuhalten. Zu den Aufgaben können gleichzeitig Anhänge hinzugefügt werden, wie zum Beispiel Fotos, Anleitungen, Dokumentationen oder weitere für die Durchführung der Tätigkeit benötigte Dateien.
Verknüpfung mit Rundgängen und Kontrollpunkten
Für Aufgaben kann die Bedingung eines aktiven Rundgangs, eines gescannten Kontrollpunkts oder beides gleichzeitig festgelegt werden, was für den Sicherheitsbetrieb, Servicekontrollen sowie genau definierte Abläufe im Außendienst geeignet ist.
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Verknüpfung mit digitalen Formularen
Eine Aufgabe kann das Ausfüllen eines Formulars erfordern, sodass der Mitarbeiter nicht nur eine Bestätigung, sondern auch ein strukturiertes Ergebnis der Kontrolle oder des Einsatzes übermittelt.
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Wo Sie Aufgaben einsetzen können
Die Aufgabenfunktion findet überall dort Anwendung, wo Tätigkeiten im Außendienst zugewiesen, Termine überwacht und Ergebnisse rückwirkend nachvollziehbar sein müssen.
Bewachung und Sicherheitsdienste
- Außergewöhnliche Aufgaben während der Schicht.
- Kontrollen, die durch einen aktiven Rundgang, einen gescannten Kontrollpunkt oder deren Kombination eingeschränkt sind.
- Bestätigung der Aufgabenerfüllung direkt auf dem Mobiltelefon.
Produktion und technischer Betrieb
- Präventive Wartung von Anlagen.
- Langfristig geplante betriebliche Tätigkeiten.
- Nachweis der Aufgabenerfüllung einschließlich Terminen und Anweisungen.
Facility Management und Gebäudeverwaltung
- Planung regelmäßiger Betriebskontrollen.
- Zuweisung von Service- und Wartungsaufgaben.
- Nachweis des Ergebnisses über ein Formular oder einen Anhang.
Interne Unternehmens-Workflows
- Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Personen oder mobile Terminals.
- Vereinheitlichung von Prozessen mithilfe von Vorlagen.
- Anbindung an weitere Module des TOUCHGUARD-Systems.
Für wen die Lösung geeignet ist
Häufig gestellte Fragen
Ist es auch möglich, Standortdaten zu verwenden?
Ja, Standortdaten können Teil der Lösung sein, wenn das Unternehmen GPS verwendet.