Jak to działa
Moduł jest przeznaczony dla kluczy, ręcznych narzędzi elektrycznych oraz innego wyposażenia firmowego, które jest na bieżąco wypożyczane pracownikom własnym lub zewnętrznym.
Każdy element majątku można oznaczyć chipem NFC, a system następnie rejestruje wypożyczenia, zwroty oraz aktualny stan poszczególnych pozycji.
Istnieje możliwość zdefiniowania, która osoba posiada uprawnienia do wypożyczenia danego mienia. Eliminuje to nieuprawnione wypożyczenia, a recepcja lub ochrona zyskuje jasne zasady dotyczące tego, komu i co może wydać.
Główne korzyści z systemu
Przegląd
Natychmiastowa wiedza o tym, komu wydano mienie
Dla każdej pozycji dostępna jest historia wypożyczeń, status zwrotu oraz informacja o tym, czy mienie zostało zwrócone w wyznaczonym czasie.
Eksploatacja
Natychmiastowa wiedza o tym, komu wydano mienie
Obsługa może pracować w aplikacji webowej na komputerze PC, a także w aplikacji mobilnej TouchGuard na telefonie lub tablecie.
Automatyzacja
Powiadomienia pilnują terminów zwrotu za Państwa
System potrafi wysyłać powiadomienia przed upływem terminu wypożyczenia, w momencie jego wygaśnięcia, a także powtarzać je do czasu zwrotu mienia.
Kluczowe funkcje modułu
Funkcje opierają się na realnych procesach ewidencji majątku i wypożyczeń. Moduł umożliwia tworzenie poszczególnych pozycji, przypisywanie im chipów NFC, ustawianie uprawnień do wypożyczania oraz śledzenie historii i aktualnego stanu mienia.
Elektroniczna ewidencja wypożyczeń
Każdy element majątku można zarejestrować z nazwą, przypisanym chipem NFC oraz zasadami określającymi, kto może go wypożyczać.
Przegląd aktualnie wypożyczonego mienia
W kolumnie aktualnych wypożyczeń widoczna jest osoba, kontakt oraz oczekiwana data i godzina zwrotu.
Chip NFC dla szybkiej identyfikacji
Mienie jest oznaczone chipem NFC, dzięki czemu wydawanie i zwrot odbywają się szybko i bez konieczności ręcznego wyszukiwania pozycji.
Automatyczne wezwania e-mailowe
Powiadomienia mogą być wysyłane 15 minut przed końcem, po upływie czasu wypożyczenia oraz co 24 godziny aż do momentu zwrotu.
Uprawnienia do wypożyczania
Dla konkretnej pozycji można ustawić, czy jest ona dostępna dla wszystkich, czy tylko dla wybranych użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami.
Eksport i historia
Dostępna jest historia wypożyczeń poszczególnych pozycji oraz możliwość eksportu zestawienia aktualnych wypożyczeń do pliku CSV.
Jak to działa w praktyce
1. Tworzą Państwo kartotekę mienia i przypisują chip NFC (brelok)
Administrator tworzy pozycję majątkową, wprowadza jej nazwę, przypisuje odpowiedni chip NFC i określa, kto może ją wypożyczyć.
2. Wybierają Państwo wypożyczającego i termin zwrotu
Wypożyczenie jest rejestrowane przez aplikację webową lub terminal mobilny, gdzie wybiera się osobę, mienie oraz oczekiwany czas zwrotu.
3. Śledzą Państwo stan w czasie rzeczywistym
W zestawieniu natychmiast widać aktywne wypożyczenia, zwrócone pozycje oraz mienie po terminie. Krytyczne przypadki można szybko zlokalizować i rozwiązać.
4. System automatycznie przypomni o zwrocie
Jeśli mienie nie zostanie zwrócone na czas, system wyśle powiadomienie e-mail, co pomaga zredukować straty i uniknąć zbędnego poszukiwania przedmiotów.
Co zyskują Państwo z systemem TouchGuard
Zarządzanie majątkiem jednoczy ewidencję pozycji, historię wypożyczeń, przegląd aktualnego stanu oraz automatyczne powiadomienia w jednym systemie. Dzięki temu wydawanie, zwrot oraz późniejsza kontrola mienia w codziennej pracy stają się prostsze.
2 ścieżki
Praca przez aplikację webową oraz przez terminal mobilny w terenie.
1 system
Ewidencja majątku, historia wypożyczeń i powiadomienia w jednym interfejsie.
0 papierów
Natychmiast widzą Państwo, kto wypożyczył konkretne mienie i kiedy ma nastąpić jego zwrot.
24/7
Stan majątku oraz informacje o opóźnieniach są dostępne na bieżąco i w przejrzystej formie.
Gdzie ewidencja ma największy sens
Największe korzyści moduł przynosi w miejscach, gdzie mienie jest często przekazywane między osobami i wymagana jest jasna odpowiedzialność oraz możliwość identyfikacji. Dotyczy to typowo produkcji, facility managementu, ochrony, zarządzania budynkami, magazynów czy zespołów serwisowych.
Gospodarka kluczami
Ewidencja kluczy, pęków i zestawów dostępowych z jasnym podglądem tego, kto aktualnie je posiada.
Narzędzia i technika
Wiertarki, technika pomiarowa, ręczne narzędzia elektryczne, samochody lub inne wyposażenie współdzielone przez różne zmiany.
Pracownicy wewnętrzni i zewnętrzni
Mienie można wypożyczać pracownikom oraz innym osobom, a także tworzyć wypożyczenia dla osób wprowadzonych ręcznie, spoza listy stałych użytkowników.
Dla kogo rozwiązanie jest odpowiednie
Często zadawane pytania
Czy można śledzić, kto aktualnie posiada dany składnik majątku?
Tak. Przy każdej pozycji dostępny jest podgląd aktualnego wypożyczenia, w tym dane osoby, kontakt oraz przewidywana data i godzina zwrotu.
Czy można ustawić, kto może wypożyczyć konkretny składnik majątku?
Tak. W przypadku poszczególnych pozycji można określić, czy mogą je wypożyczać wszyscy użytkownicy, czy tylko wybrani użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami.
Czy system może powiadamiać o nieoddanym mieniu?
Tak. TOUCHGUARD może automatycznie wysyłać powiadomienia e-mail przed końcem wypożyczenia, po upływie terminu, a także wielokrotnie, aż do momentu zwrotu mienia. Bezpośrednio z terminala mobilnego można jednym kliknięciem wysłać powiadomienie SMS.
Jak otrzymać prezentację rozwiązania?
Wystarczy się z nami skontaktować, a z przyjemnością zaprezentujemy rozwiązanie dopasowane do specyfiki Państwa działalności.
Jak przebiega wypożyczanie i zwrot mienia?
Mienie można wypożyczać i zwracać za pośrednictwem aplikacji internetowej na komputerze lub aplikacji mobilnej TOUCHGUARD na telefonie lub tablecie. W przypadku terminala mobilnego można również pracować z wykorzystaniem chipa NFC dołączonego do ewidencjonowanego przedmiotu, co eliminuje błędy podczas rejestracji.
Jakie mienie można ewidencjonować w systemie?
W systemie można ewidencjonować klucze, ręczne elektronarzędzia, samochody oraz inne wyposażenie firmowe wypożyczane pracownikom lub kontrahentom. Krótko mówiąc, wszystko, do czego można przymocować chip NFC.